Perspectiva del Consultor para la implementación de un SGA

En este artículo se ofrece orientación práctica y asesoramiento para los responsables de la implementación de un SGA en una organización. Ha sido redactado por Aneeta Patel, y actualizado por Jenny Pulman, ambos Jefes de Proyecto en Pro Enviro Ltd, una consultora de gestión ambiental con años de experiencia en la prestación de ayuda a las organizaciones en la implementación de un SGA y de soluciones prácticas a los problemas a los que se enfrentan.

Razones para la implementación de un SGA

En la actualidad, todos reconocemos la necesidad de proteger el Medio Ambiente frente a los daños causados por la acción del hombre, sin embargo la adopción de las medidas necesarias para abordar estas cuestiones es un tema más difícil de abordar. 

Las mejoras medioambientales a menudo son impulsadas por la legislación, pero por lo general esta información no suele llegar hasta aquellos que necesitan saber más acerca de temas medioambientales - las pequeñas organizaciones. Si pidiésemos a las pequeñas organizaciones que mencionasen que parte de la legislación medioambiental les es aplicable, a la gran mayoría les costaría responder. Esto se debe a que muchos de ellos están ocupados centrándose en que deben hacer para atender sus pedidos, y confían en que sean sus proveedores y contratistas los que le informen de la legislación aplicable y, cuando sea necesario, las consecuencias de obviar sus responsabilidades y obligaciones ambientales. 

Las organizaciones más reguladas (es decir, las industrias más contaminantes) tienden a ser más conscientes de los problemas ambientales, y en algunos casos, es la propia regulación la que les ha exigido la implementación de un Sistema de Gestión Ambiental.

Sin embargo, para muchas organizaciones el principal motor para la mejora medioambiental es la presión de la cadena de suministro. Grandes fabricantes del sector automoción y aeroespacial han comenzado ya a tomar medidas para mejorar su desempeño ambiental y están viendo los beneficios que aporta. Estas organizaciones están promoviendo entre sus proveedores la toma de este tipo de medidas de protección del medio ambiente. Para algunos proveedores, la  mejora de su desempeño medioambiental es la única opción para permanecer en las listas de proveedores aprobados. 

La gestión ambiental debe formar parte de la actividad diaria de cualquier organización, tal y como ocurre con la gestión de la seguridad y salud en el trabajo, pero esto requiere un tiempo. 

Mientras tanto, ¿qué pueden hacer las organizaciones que quieren o necesitan mejorar su desempeño ambiental? La implantación de un Sistema de Gestión Medioambiental contra normas reconocidas, es una de las maneras más eficaces para gestionar las operaciones de una organización para minimizar los riesgos medioambientales y garantizar el cumplimiento de los requisitos legales.

Las dos normas de SGA reconocidas son ISO 14001 y EMAS (Auditoría Medioambiental y Eco-Management). ISO 14001 es reconocido a nivel internacional y tiene mayor aceptación en Reino Unido que la Comisión Europea EMAS, por la cual se obliga a las organizaciones a realizar una declaración medioambiental verificada a disposición del público. A pesar de esto, muchas organizaciones implementan un SGA para retener negocios existentes o ganar nuevos contratos de clientes más grandes, sobre todo dentro de los sectores de automoción y aeroespacial. Sin embargo, existen razones de naturaleza comercial más sólidas para la implementación de un SGA, tales como el ahorro de costes y la gestión del cumplimiento de la legislación medioambiental.

Elección del Equipo del proyecto

Dependiendo del tamaño de la organización, la persona encargada de la implementación y ejecución de un SGA suele ser un Director de nivel medio, al cual se le conoce como "Representante de Medio Ambiente '. Este es uno de los distintos puestos a desarrollar por el Director de una la organización, el cual debe dedicar al menos 1 día a la semana a trabajar en la implementación y funcionamiento del SGA, con labores tales como gestión, formación, actualización según los cambios regulatorios, auditorías, revisión de objetivos y metas, y establecimiento de procedimientos e instrucciones de trabajo. Estas funciones pueden requerir más tiempo para su desarrollo durante la fase de implementación del SGA.  

Como en cualquier gran proyecto nuevo, es aconsejable establecer un equipo encargado de supervisar el proceso de implementación. El equipo de medio ambiente debe involucrar a directores y personal de diversas áreas de la organización.  

Tanto el Representante de Medio Ambiente como su equipo deben tener cierto grado de conocimiento sobre los problemas medioambientales relacionados con su organización, y de la forma de trabajo y procedimientos de la industria, los cuales deben estar bien definidos desde el principio.

Beneficios de un SGA

Toda organización con un SGA implantado está demostrando su compromiso de minimizar su impacto sobre el medio ambiente. Pero hay muchos otros beneficios potenciales:  

  • Conocimiento de la legislación ambiental aplicable a su organización para evitar infracciones, multas o posibles procesamientos. 
  • Ahorro de costes de revisión de la energía y el consumo de materias primas. 
  • Aumento de la motivación de los trabajadores y mejora de sus capacidades. 
  • Mejora de la satisfacción del cliente y  uso de la certificación como elemento diferenciador de marketing. 
  • Ventaja potencial en futuros esquemas de incentivos, como puede ser primas de seguros más bajas o más fácil acceso a la financiación. 
  • Oportunidad de integración del SGA con otros Sistemas ya implantados en una organización para un enfoque más simplificado de su gestión. 

Algunos críticos sostienen que la implementación de un SGA no reporta un ahorro  importante de costes. Sin embargo, en nuestra experiencia, el ahorro de costes depende en gran medida del compromiso de la Alta Dirección y de los recursos puestos a disposición del Representante de Medio Ambiente y de su equipo para investigar y aplicar las oportunidades para la eficiencia de procesos y la minimización de los residuos generados.   

Muchas organizaciones, debido a sus recursos limitados, se centran en el objetivo principal que es la implementación de un SGA y el logro de la certificación ISO 14001, por lo que las oportunidades iniciales de ahorro de costes tienden a ser medidas de “no coste/bajo coste '' por ser fáciles y rápidas de implementar. Esto hace que otras oportunidades más significativas se obvien o pierdan a lo largo del proceso de implementación. Independientemente del motivo, algunas de las oportunidades de ahorro de costes más intensivos en recursos, requieren dedicar demasiado tiempo como para llegar a buen término. Por eso, es importante que cuando una organización implementa un SGA, ponga en práctica sistemas y procedimientos para capturar, monitorear, medir y gestionar estas oportunidades de ahorro de costes. 

Guía para la implementación de ISO 14001 y/o EMAS 

Explicación de ISO 14001 y EMAS:  Hay dos enfoques formales para la implementación de un SGA: 
  • ISO 14001, es una norma voluntaria que específica las necesidades reales de un SGA. Se aplica a aquellos aspectos ambientales que la organización puede controlar y sobre los que puede tener influencia. Esta norma está ampliamente reconocida como un elemento eficaz de ayuda para la conservación a futuro del medio ambiente, así como de la supervivencia y prosperidad de los negocios a largo plazo a través de sus tres objetivos clave: la mejora continua, la prevención de la contaminación y el cumplimiento legal.  
  • EMAS, es una norma de Gestión y Auditoría Medioambiental, surgida de una iniciativa voluntaria de la Comisión Europea. Su objetivo es conceder una mayor reconocimiento a aquellas organizaciones que van más allá del cumplimiento legal mínimo. EMAS contiene un requisito adicional por el que las organizaciones deben realizar una declaración medioambiental formal y a disposición pública, que debe ser verificada anualmente por un organismo verificador acreditado. La declaración EMAS concede información detallada a las partes interesadas sobre el desempeño ambiental, y la política y objetivos de la organizacion. Sin embargo, los elementos del Sistema de Gestión EMAS están basados en la norma ISO 14001, por lo que aquellas organizaciones que decidan implantarla, ISO 14001 puede suponer un paso previo de apoyo. 

Guía para su revisión ambiental: 

Una revisión medioambiental es el punto de partida para la implementación de un SGA, ya que permite a las organizaciones tener una visión general y una comprensión de los aspectos e impactos ambientales que genera, tal y como requiere la norma ISO 14001. Las revisiones son también una buena oportunidad para conocer la legislación medioambiental aplicable a su negocio y a sus actividades, y para comprobar si debe tomar medidas para su cumplimiento.  

Al realizar una revisión de su negocio es importante considerar todos los procesos y áreas (internas y externas) para poder determinar las posibles emisiones a la atmósfera, fugas o emisiones al agua y a la tierra, consumos de energía y de recursos (materia primas y auxiliares/productos), residuos, y problemas que pueden afectar a sus intereses o a la comunidad local.   

El objetivo de la revisión es recopilar información suficiente del sitio como para tener un conocimiento preciso de su comportamiento medioambiental. Generalmente, esto implica trabajo administrativo, para revisar los registros grabados en papel, y una encuesta a finales de año para ver el resultado de las acciones. Los registros que deben ser recogidos y analizados para determinar si hay algún problema incluyen: 

  • Informes de encuestas ambientales/energéticas previas. 
  • Planes y detalles de la historia del lugar/desarrollo. 
  • Planificación de restricciones (por ejemplo, escrituras de títulos de propiedad,  documentos de planificación de permisos). 
  • Planes de Saneamiento y encuestas. Información del proceso. 
  • Planes de mantenimiento y registros. 
  • Copias de Autorizaciones de procesos, consentimientos de descarga, licencias, etc. 
  • Registro de residuos. Resultados de la monitorización del agua, aire, o ruido. 
  • Hojas de datos de la seguridad del material. 
  • Facturas de energía y agua. 
  • Registros de producción. 
  • Cualquier procedimientos de emergencia y ambiental existente (por ejemplo, incendios, derrames, etc). 
  • Registros de incidentes medioambientales o quejas. 
Las listas de verificación son una ayuda útil durante el proceso de revisión del sitio debido a la gran cantidad de información que es necesario recoger y anotar, como por ejemplo:  
  • Condiciones del lugar, edificios, instalaciones de almacenamiento y de las medidas de control de la contaminación. 
  • Toda evidencia visible de contaminación del suelo o del agua. 
  • Gestión de los materiales peligrosos para el medio. 
  • Cómo se controlan los procesos. Qué tipo de residuos se generan y cómo se tratan. 
  • Riesgos y oportunidades potenciales de mejora medioambiental. 

Suelen obviarse las funciones de diseño y desarrollo durante el análisis medioambiental. Muchas organizaciones creen que pueden diseñar su impacto medioambiental tan sólo introduciendo pequeños cambios en sus productos y procesos.  

El conocimiento y comprensión de la legislación medioambiental aplicable es útil cuando se realiza un análisis medioambiental. Al comprobar el cumplimiento, se ponen de manifiesto las infracciones de las condiciones de los permisos o de la legislación aplicable, lo cual permitirá gestionar y priorizar aspectos específicos. 

Análisis del cumplimiento legal 

Recopilar y mantener un registro de la legislación ambiental no sólo es un aspecto fundamental de un SGA eficaz, sino que además le asegurará que su organización conoce la legislación vigente y la propuesta, y el cumplimiento de sus requisitos.   

El cumplimiento legal es un requisito mínimo para toda organización responsable. Un aspecto fundamental de cualquier SGA es el compromiso de cumplir con los requisitos legales, por lo que el cumplimiento de la legislación aplicable debe ser monitoreado y evaluado de forma continua.   

Hay editoriales, como Croner Solutions (parte de Wolter Kluwer) que ofrecen suscripciones a las actualizaciones de la legislación. Algunas de las actualizaciones de las normas pueden no ser aplicables a su actividad, sin embargo, es importante conocer en detalle los cambios para ser plenamente consciente de sus deberes legales. Las asociaciones de comercio y organizaciones empresariales locales también suelen ofrecer este tipo de servicios.   

Independientemente del servicio de actualización legislativa que utilice, todo cambio debe ser revisado por el Representante de Medio Ambiente para determinar si los requisitos o cambios son aplicables a su organización. El Registro propio de la empresa debe ser actualizado en consecuencia. 

Muchas organizaciones considerar que mantenerse actualizado con la legislación ambiental es una tarea onerosa y difícil. En primer lugar, es necesario conocer la legislación aplicable a su negocio, y a continuación revisar qué cambios o nueva legislación le afectará, e identificar qué acción práctica se requiere para adoptarla.   

El cumplimiento legal suele estar impulsado por las exigencias de protección del consumidor. Organismos tales como la Agencia de Medio Ambiente o las Autoridades locales suelen ser los responsables de la imposición de la legislación ambiental, así como de las sanciones por su incumplimiento que pueden ir desde multas o penas criminales, hasta paralización de la actividad.  

Cabe señalar que toda organización que solicite registrarse en una norma de SGA debe realizar previamente una auditoría de cumplimiento legal completa e integral, debiendo estar ya los sistemas y procedimientos implantados para supervisar el futuro cumplimiento legal.   Toda auditoría, pero especialmente cuando hay implicaciones legales graves, requieren objetividad y comprensión de todas las cuestiones. Precisamente por esta razón, muchas organizaciones optan por recurrir a consultores realizar esta tarea. 

Impacto e importancia de la formación y de la concienciación 

Al finalizar la revisión medioambiental y la auditoría de cumplimiento de la legislación debe tenerse un buen conocimiento y comprensión de los aspectos de su organización que puede tener efecto sobre el medio ambiente, y ser capaz de realizar una auditoría de su importancia. Los aspectos e impactos medioambientales pueden definirse simplemente como:

  • Aspecto ambiental: “cualquier actividad de negocio que pueda tener un impacto en el medio ambiente, tales como las emisiones, el ruido, el consumo de energía…” 
  • Impacto ambiental: “cambio realmente producido en  el medio ambiente debido a la acción de los  aspectos. Pueden considerarse impactos la toxicidad producida por una emisión, el agotamiento natural por el uso de la energía, o molestias o interrupción del hábitat debido al ruido”. 

Hay muchas herramientas disponibles para evaluar la importancia de sus impactos/efectos en el medio ambiente, por lo que debe elegir la más adecuada en función de la naturaleza y magnitud de los impactos/efectos. Los métodos de auditoría de riesgos y de sistemas de puntuación simples para su cuantificación, son los preferidos por la mayoría de organizaciones.  

Los aspectos con alta puntuación deben ser la base para establecer los objetivos y metas de mejora. Los aspectos de las organizaciones que se vean afectados por requisitos legales y otros en general, deben ser tratados como significativos independientemente de su puntuación. 

Importancia de la Formación y de la Concienciación:  

Cuando se implementa un SGA es importante que los empleados de todos los niveles sean conscientes de su responsabilidad. Cuanto más implicados y más conscientes sean de los beneficios de un SGA para la organización, más fácil será realizar una implementación eficaz del sistema.   

Sesiones informativas al equipo y el uso de un tablón de anuncios sobre medio ambiente, son buenos métodos de comunicación que pueden ser usados para transmitir los beneficios de la gestión del medio ambiente y hacer que los empleados se sientan partícipes en la estrategia de su organización.   

Puede formarse a los empleados en varios métodos en función de su role dentro del sistema. Los operadores deberán conocer los procedimientos prácticos del lugar, tales como la forma de gestionar las fugas y dónde depositar los residuos generados. En cambio, los ingenieros de diseño deben conocer los materiales alternativos y los procesos de producción, y el Representante de Medio Ambiente debe conocer el SGA así como los impactos ambientales causados por la organización. También puede resultar necesario que el equipo de medio ambiente tenga conocimiento sobre eficiencia energética y minimización de residuos a fin de ser capaz de identificar oportunidades de mejora medioambiental y de ahorro de costes. Po otra parte, la Alta Dirección debe tener una visión general de los costes y beneficios de la gestión ambiental.  

El Representante de Medio Ambiente debe dedicar tiempo a la formación de los empleados, o el Consultor sobre formación medioambiental de su organización puede ayudar celebrando reuniones informativas y presentaciones dentro de la organización.  

Los trabajadores designados por la organización para ser auditores medioambientales internos deben ser formados específicamente en la auditoría de Sistemas de Gestión Ambiental. Por ejemplo, no puede asumirse que un Director de Calidad será automáticamente capaz de auditar un SGA a pesar de estar familiarizado con los procesos de auditoría. Es aconsejable informarse previamente antes de formar a los auditores, para conocer la credibilidad del proveedor de la formación y las capacidades de la persona que va a formar a su equipo.

Observaciones sobre la implementación de un SGA

Muchas organizaciones tienen varios sistemas de gestión implantados, lo cual supone una alta carga administrativa para el personal y dedicación de mucho tiempo, por lo que se reduce el tiempo disponible para la consecución de los objetivos de negocio.  

Por esta razón, muchas organizaciones optan por integrar sus sistemas de gestión con el objetivo de para reducir el consumo de tiempo por el desarrollo de sistemas independientes, que es perjudicial y costoso. Pro Enviro lleva años ayudando a las organizaciones a integrar sus sistemas de gestión, por lo que si su organización dispone de varios sistemas, puede resultarle beneficioso integrar su SGA a los ya existentes. Sin embargo, para realizar la integración de sistemas es necesaria una planificación eficaz y exhaustiva, y la organización debe ser plenamente consciente de las exigencias de cada norma antes de iniciar el proceso.   

Jenny Pulman,  Pro Enviro Ltd. 

Consejos prácticos 

Una parte fundamental de cualquier sistema de gestión es la documentación de los procedimientos operativos y de las instrucciones; pero existen otra serie de medidas prácticas que deben aplicarse antes de iniciar la certificación, como por ejemplo la definición de medidas para hacer frente a los posibles riesgos ambientales inmediatos y potenciales incumplimientos de la legislación, tales como construcción de zonas de doble pared para el almacenamiento de materiales y residuos peligrosos, ubicación de kits para derrames entorno al lugar, y la identificación de los tipos de drenajes existen.  

Además de las medidas inmediatas descritas anteriormente, deben identificarse también otras medidas que pueden reportar un potencial ahorro de costes para la organización, las cuales deben estar vinculadas a los aspectos significativos identificados por la organización. Por ejemplo, si se identifica el consumo de energía  como un aspecto significativo – muy habitual en la mayoría de organizaciones - la organización debe investigar cómo se puede ser más eficiente con la energía y establecer unos objetivos y metas mensurables para lograr una reducción en su consumo. 

Aquellas organizaciones investigan para conocer consejos prácticos para la reducción de su impacto ambiental, suelen a menudo beneficiarse de las experiencias de otras organizaciones del mismo sector. La idea de la creación de redes entre organizaciones cono objetivos y actividades similares, puede proporcionar numerosos beneficios en la implementación de un SGA.  

Para más información sobre la creación de redes de organizaciones, contacte con su asociación comercial, su enlace de negocio local, normas de Gobierno medioambiental y de Acción de Energía. Además, Pro Enviro, ha desarrollado una serie de redes para la norma ISO 14001. Es importante recordar que la implantación de un SGA no es el paso final en la gestión ambiental, sino que es tan sólo el comienzo. La meta es la mejora continua del desempeño ambiental de su organización.

Búsqueda de la Certificación

Implementación de un SGA no es lo mismo que certificación. Las organizaciones que implementan un SGA debido a la presión de la cadena de suministro, buscan la certificación, ya que necesitan demostrar a sus proveedores que su SGA cumple con los requisitos de la norma ISO 14001. Esta es una de las razones por la que las organizaciones inician su certificación. Otras razones que incluyen son:  

  • Las auditorías externas periódicas son un buen incentivo para mantener un SGA y para la mejora continua del desempeño ambiental. 
  • Mejora de las relaciones con los reguladores medioambientales y otras partes interesadas. 
  • La certificación ayuda a conseguir nuevos clientes y/o aumentar la cuota de mercado. 

Muchas organizaciones consideran que los auditores pueden ser útiles en la identificación de mejoras ambientales, ya que por muy buena que sea una organización, siempre hay oportunidades de mejora. Los auditores externos al realizar un proceso de auditoría son capaces de identificar áreas de mejora, que los trabajadores desde dentro de la organización pueden pasar por alto fácilmente.   

Es importante elegir la entidad de certificación adecuada, para que en base a los resultados reportados no pase a convertirse en un coste. El organismo elegido debe estar acreditado por UKAS (United Kingdom Accreditation Service). Esto implica que el organismo de certificación ha sido auditado por un organismo nacional de acreditación reconocido por el gobierno por su competencia en la realización de auditorías externas contra la norma ISO 14001.  

Otros aspectos importantes a considerar en la elección de organismo de certificación son si cuenta con auditores con amplia experiencia en su sector, y si éstos puedan realizar auditorías conjuntas, como por ejemplo de calidad y medio ambiente, para que su organización pueda ahorrar tiempo y dinero. Y por último, ¿qué otras ventajas ofrecen? Fácil acceso al asesoramiento y apoyo de sus especialistas, realización de actualizaciones ambientales periódicas, difusión de noticias para mantener informada a su organización sobre los principales problemas medioambientales, y amplia oferta de formación en medio ambiente, son servicios útiles a considerar en el proceso de selección de su organismo de certificación.

Notas de integración

Muchas organizaciones tienen varios sistemas de gestión implementados, lo cual implica alta carga administrativa para los trabajadores y mayor consumo de tiempo, por lo que se reduce el tiempo disponible para la consecución de los objetivos de negocio.  

Por esta razón muchas están optando por la integración de sus sistemas de gestión, ya que su gestión individualizada es perjudicial por el mayor consumo de tiempo y dinero. Pro Enviro lleva años ayudando a las organizaciones a integrar sus sistemas, por lo que si posee varios sistemas de gestión, puede resultarle beneficioso integrar su SGA. Sin embargo, la integración requiere de una planificación exhaustiva y de un profundo conocimiento de los requisitos de cada norma antes de iniciar su proceso.  

Jenny Pulman, Pro Enviro Ltd.

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