Guía LRQA para la implementación de un SGA

IMG Cabecera - Cómo implementar su SGA

¿Porqué es beneficiosa ISO 14001 para su organización?

Si está pensando implementar un SGA, en LRQA le aconsejamos leer previamente nuestros artículos sobre la norma para poder tener una visión fundamentada: “ISO 14001:2004 de SGA - Requisitos con Guía para su uso” e “ISO 14004:2004 EMS - Directrices generales sobre principios, sistemas y técnicas de apoyo”; y “ISO 19011:2002 Guía sobre auditorías de sistemas de gestión de calidad y/o medio ambiente”.

Puede adquirir la norma ISO 14001 y su información complementarias en LRQAstandards.com (este enlace le lleva a una página web externa.) Hemos lanzado un servicio de actualización ambiental diseñado para ayudar a las organizaciones a gestionar y mitigar sus riesgos ambientales más fácilmente.

Este artículo ha sido escrito por Frances Stones, Auditor Líder de SGA en LRQA desde enero de 2003, con más de 13 años de experiencia en auditoría y consultoría ambiental. Francés es licenciado en Ciencias Ambientales por la Universidad de Aberystwyth en Gales, posee un Master en Derecho Ambiental por la Universidad Central de Lancashire, es un ecologista colegiado, Miembro Titular de IEMA y Auditor Líder de Medio Ambiente Registrado en IMEA.

Porque debe implementar un Sistema de Gestión Ambiental

"La implementación de un SGA puede ayudar a las organizaciones a mejorar la eficiencia de sus recursos y a reducir su línea de costes, así como a alcanzar la conformidad con los requisitos de sus clientes sobre la cadena de suministro, establecer políticas de compra sostenible, mejorar la reputación de su organización, conquistar nuevos mercados y ayudar a mejorar la comunicación con los empleados, reguladores, inversores y otras partes interesadas".

DEFRA Declaración de Principios sobre Sistemas de Gestión Ambiental, abril de 2008.

Todo el mundo tiene  conocimientos en referencia al medio ambiente, basados en comentarios de los medios de comunicación,  políticos y de hogar. Sin embargo, "medio ambiente" es un término tan ampliamente utilizado que puede ser difícil de describir.

El Diccionario Inglés de Oxford define "Medio Ambiente" como "el entorno o condiciones en las que una persona, animal o planta vive u opera",  y la norma ISO 14001 lo define como "el entorno en el que una organización opera, incluyendo  aire, agua, tierra, recursos naturales, flora, fauna, seres humanos y su interacción".  Entonces, ¿por qué es relevante el medio ambiente para una organización?.

Todas las organizaciones se enfrentan a riesgos que, si no identifica y gestiona, pueden poner en peligro su supervivencia en el largo plazo. El "medio ambiente" puede entrañar riesgos empresariales debido a exigencias legales, disponibilidad y coste de los recursos, demandas de clientes y consumidores, e incluso costes de seguros y pérdida de reputación.

Sin embargo, las organizaciones no sólo deben considerar los riesgos negativos que entraña el medio ambiente. El desarrollo de un sistema de gestión ambiental puede producir resultados positivos,  tales como un uso más eficiente de los recursos,  reducción del coste de utilidad, oportunidades de marketing, mejores niveles de cumplimiento regulatorio y reducción de los costes de regulación. 

Un Sistema de Gestión Ambiental eficaz permite identificar las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de su negocio, a la vez que mejora su rendimiento y reduce sus riesgos.

Porqué es importante ISO 14001 para su organización

La norma BS EN ISO 14001:2004 de Sistemas de Gestión Ambiental – Guía sobre Requisitos, es la más conocida de entre las normas de SGA, incluida la norma de Eco-Gestión y Auditoría Medioambiental (EMAS) y BS EN16001. LRQA ofrece también PRISM - su Ruta Progresiva de Sistemas de Gestión - que permite la implementación de la norma ISO 14001 en organizaciones con un sistema de gestión de calidad ISO 9001 vigente,  a través de seis pasos auditados y certificados de forma independiente y a su propio ritmo.

ISO 14001, como la mayoría de Sistemas de Gestión Empresarial, está basada en la mejora continua mediante la aplicación del modelo “Planificar-Hacer-Verificar-Actuar”. Las normas ISO 14001 e ISO 14004 (cláusula 3.2) definen la mejora continua como “el proceso recurrente de optimización del SGA con el fin de lograr mejoras en el desempeño ambiental global en consonancia con la política ambiental de una organización."

La Agencia Estatal de Medio Ambiente declaró en enero de 2005 "Reconocemos formalmente los certificados de SGA emitidos por organismo acreditados por UKAS con nuestro enfoque basado en el riesgo y regulados a través del esquema de OPRA (Operator and Pollution Risk Appraisal). Esto se debe a que nuestros estudios demuestran que la documentación de un SGA nos hace más rápido y sencillo regular una empresa o lugar".

Los beneficios teóricos de un SGA puede sonar convincente, pero ¿cuáles son las dificultades en la aplicación de un SGA? Algunas de las principales dificultades están vinculadas a compromiso de la dirección y de la disponibilidad de recursos. Antes de comenzar, su empresa debe estar totalmente comprometido a proporcionar el tiempo y los recursos necesarios (personal, financiera, técnica) para este proyecto y sin el pleno y continuo apoyo de toda la organización, desde la alta dirección a darse una baja, usted no puede tener éxito.

Que debe hacer antes de implementar su Sistema

Los beneficios teóricos de un SGA pueden sonar convincentes, pero ¿cuáles son las dificultades para la aplicación de un SGA? Algunas están relacionadas con el compromiso de la Alta Dirección y de la disponibilidad de recursos. Antes de iniciar el proceso de implantación, su organización debe estar totalmente comprometida para dedicar el tiempo y recursos necesarios (personal, financiera, técnica, etc.), ya que sin un apoyo total y continuo de todos los miembros de la organización, no finalizará con éxito la implantación de su Sistema.

Otro obstáculo al que se enfrentan las organizaciones es el exceso de burocrática en la documentación del sistema de gestión. Es importante implantar un SGA práctico y fácil de usar, ya que pocos procesos pero buenos son más eficaces que muchos pero pobres.

Para ayudarle en la planificación de su proyecto, en LRQA hemos diseñado un Plan de implementación; en el cual definimos las etapas y actividades estándar para la consecución dela certificación, e incluimos referencias a servicios adicionales de LRQA que pueden ser de ayuda. Puede ver el Plan de Implementación de SGA aquí (versión modificada de 2011).

Un análisis medioambiental inicial (véase cláusula 4.1.4 de la norma ISO 14004) es la mejor manera de establecer la posición actual de su organización; su punto de partida. Esta revisión debería cubrir cuatro áreas clave:

  • La identificación de los aspectos ambientales asociados a sus actividades, productos y servicios en el pasado, presente y futuro. Esto incluye todo lo relacionado con situaciones normales, anormales (por ejemplo, puesta en marcha/apagado) y de emergencia (no planificados).
  • Identificación de los requisitos legales aplicables y de otros requisitos definidos por la organización (asociaciones comerciales, normas específicas de la industria, etc.).
  • Análisis de las prácticas y procedimientos de gestión de negocio existentes; incluidas las relacionadas con adquisiciones y contrataciones.
  • Análisis de anteriores de situaciones de emergencia e incidentes, quejas, comunicaciones negativas con reguladores etc.

En el artículo "Implementación de un SGA - Punto de vista de un Auditor" se hace referencia con más detalladamente a toda la información necesaria para completar su revisión.

Estructura y Requisitos de la norma

Estructura de ISO 14001

Como ya mencionamos, ISO 14001 se basa en el modelo “Plan, Do, Check, Act” y se estructura en cinco secciones:

  • Requisitos generales (cláusula 4.1) y Política Ambiental (cláusula 4.2).
  • Planificación (cláusula 4.3) – PLAN.
  • Implementación y Operaciones (cláusula 4.4) – DO.
  • Comprobación (cláusula 4.5) – CHECK.
  • Revisión por parte de la Dirección (cláusula 4.6) – ACT.-          

Este proceso recurrente permite a las organizaciones la mejora continua de su SGA, superarse en su desempeño medioambiental global y reducir sus riesgos de negocio.

En este artículo se aprovecha cada sección para dar consejos prácticos sobre los requisitos de la norma, asesorar sobre su aplicación, y dar ejemplos de las deficiencias más frecuentes durante las auditorías de certificación. 

Requisitos generales y Política Ambiental 

Requisitos generales (cláusula 4.1): "La organización debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente un SGA de acuerdo con los requisitos de esta norma internacional, y determinar cómo cumplirá estos requisitos. La organización debe definir y documentar el alcance de su SGA. "ISO 14001:2004 (cláusula 4.1). 

El requisito general se resume muy brevemente y requiere que el SGA se implemente y mantenga con el fin de lograr la mejora continua. Tambien se debe documentar el alcance del SGA, y se espera que por lo general sea más detallado que el alcance registrado en el certificado acreditado. El alcance debe permitir que todo el que lo lea entienda la cobertura de las actividades, productos y servicios que realiza la organización dentro del SGA.

Deficiencias de Auditoría

Los problemas más frecuentes que suelen encontrarse en esta etapa al realizar una auditoría son:
  • Definición inadecuada del alcance de la organización (demasiado vago).
  • Falta de documentación del alcance del SGA.
  • Insuficiencia en los recursos asignados para establecer, implementar y mantener el SGA.

Política Medioambiental (Cláusula 4.2)

Política Medioambiental

La Política Ambiental es la única parte de su SGA que debe ser de libre disposición para el público y debe ser aprobado por la Alta Dirección de la organización. Debe incluir un compromiso por parte de la organización con los tres principios clave: 

  • Prevención de la contaminación. 
  • Cumplimiento de la Ley y otros requerimientos. 
  • Mejora continua. 

Las cláusula 3.18 de la norma ISO 14001 y la cláusula 3.22 de ISO 14004 definen la prevención de la contaminación como, "el uso de los procesos, prácticas, técnicas, materiales, productos, servicios o energía para evitar, reducir o controlar (por separado o en combinación) la creación, emisión, o la descarga de cualquier tipo de contaminante o residuo, con el fin de reducir los impactos ambientales adversos. NOTA: La prevención de la contaminación puede incluir la reducción o eliminación de la fuente, proceso, producto o cambio de servicio; el uso eficiente de los recursos, materiales y energías sustitutivas;  reutilización, recuperación, reciclaje, regeneración y tratamiento". 

Un SGA  bien implementado y mantenido de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 14001 conlleva el cumplimiento de la Política Medioambiental. Sin embargo, recuerde que LRQA audita todos los compromisos políticos documentados, por lo que la falta de cumplimiento del compromiso de la política ambiental implica el incumplimiento de la norma ISO 14001, que puede impedir la certificación. 

La política ambiental puede ser un documento independiente, o combinarse con otras políticas como Calidad o Seguridad y Salud.  

Deficiencias en la Auditoría 

Los problemas más frecuentes en esta etapa son:

  • Definición de políticas genéricas aplicables a cualquier organización  que no reflejan la naturaleza, escala e impactos ambientales de su organización.
  • Inclusión de objetivos inalcanzables o sin fundamento en la Política, como por ejemplo  "la generación de cero de residuos" o "exceder los requisitos legales".
  • Ausencia de mecanismos para que la Política sea de pública disposición y accesible a todos aquellos que trabajan para o en nombre de la organización.
  • Compromiso con los requisitos legales, pero ninguna mención a "otros".

Planificación (Cláusula 4.3)

Aspectos ambientales

Es importante que esta cláusula se comprenda e implemente correctamente, ya que al igual que el resto de cláusulas de la norma ISO 14001, está relacionada con aspectos ambientales. 

Es importante no confundir actividades con aspectos. Un aspecto ambiental se define en la cláusula 3.6 de la norma ISO 14001 como "un elemento de las actividades, productos o servicios que pueden interactuar con el entorno de una organización". Ejemplos de ello son el comercio efluente, emisiones a la atmósfera, el uso energético, uso de materias primas, el ruido, etc. 

La cláusula 3.7 de la norma ISO 14001 define impacto ambiental como "cualquier cambio en el medio ambiente, sea negativo o beneficioso, que sea resultante total o parcialmente de aspectos medioambientales de la organización". Ejemplos de ello son la contaminación del agua, de la atmosférica o acústica, o el agotamiento de recursos naturales (combustibles fósiles, aluminio, etc.). 

No existe un enfoque específico para la identificación de aspectos e impactos ambientales o para determinar su significado. Cada organización debe desarrollar un enfoque que sea apropiado a su alcance, naturaleza y escala. Es poco probable que el proceso aplicado por una central nuclear para la identificación de aspectos funcione bien para un despacho de arquitectos. 

Una vez se han identificado los aspectos iniciales, es importante disponer de un mecanismo de revisión y actualización de los aspectos, es decir la gestión del cambio. La cláusula 4.3.1 (a) incluye el requisito de tener en cuenta "la planificación o el nuevo desarrollo, o las actividades, productos y servicios nuevos o modificados". Esto puede incluir la compra de nuevos equipos, el cambio de procesos existentes, ampliación de las horas de trabajo necesarias, etc.  

Deficiencias en la Auditoría 

Los problemas más frecuentes en esta etapa son: 

  • Fallos al analizar la importancia de un aspecto en condiciones de funcionamiento normal, anormal y de emergencia. 
  • Fallos en la identificación de aspectos en los procesos de diseño (en caso de ser aplicable). 
  • Fallo en la identificación de aspectos en los productos (incluidos aspectos ambientales positivos, por ejemplo, si usted fabrica motores energéticamente eficientes). 
  • Fallos en la consideración de actividades subcontratadas externamente, por ejemplo, operaciones de chapado o empresa de transporte contratadas con terceras partes. 
  • Fallos en la identificación de problemas ambientales asociados a los cambios, por ejemplo  cambio de los permisos exigidos por la Agencia de Medio Ambiente cuando se modifican los procesos existentes, o nuevas cargas asociadas a una nueva planta, etc. 
  • Fallos al determinar la importancia. 
  • Evaluación de actividades en lugar de aspectos.

Requisitos Legales y otras exigencias (Cláusula 4.3.2)

Requisitos legales y otros requerimientos

Este suele ser el apartado de la norma que más intimida a la mayoría de las organizaciones debido a la gran cantidad de legislación ambiental que existe. Como parte de la revisión ambiental inicial es necesario identificar la legislación ambiental aplicable a su organización y determinar que debe hacer para asegurarse su cumplimiento continuo.

Existen numerosos mecanismos para identificar qué requisitos legales le son de aplicación y que pueden incluir la suscripción a servicios jurídicos de actualización y/o a publicaciones ambientales, el uso de consultores legales especializados, búsquedas en la web y el uso de  webs como la de la Agencia de Medio Ambiente.

Es importante que se asegure de que también identifica esos "otros requisitos que afectan a su organización relacionados con aspectos ambientales" (cláusula 4.3.2 de ISO 14001), por ejemplo compromisos ambientales con asociaciones comerciales (FHC), requisitos de clientes (BRC), o requisitos de la oficina central (política corporativa). 

La norma también requiere que determine cómo estos requisitos legales y otros requisitos se aplican a sus aspectos ambientales (cláusula 4.3.2 (b)), es decir demostrar la vinculación entre los aspectos específicos y los requisitos legales y de otra índole. 

Deficiencias en la Auditoría

Los problemas más frecuentes en esta etapa son: 

  • Falta de comprensión sobre cómo cada parte de la legislación (u otros requisitos, por ejemplo, en BRC, los requisitos del cliente) es aplicable a las actividades, productos o servicios de la organización. 
  • Desconocimiento de qué permisos, documentación u otras pruebas son necesarias para asegurar el cumplimiento. Impresión de la legislación al completo sin saber que parte es relevante para la organización. 
  • Errores al identificar "otros requisitos" relevantes. 
  • Fallos al relacionar aspectos específicos con los requisitos legales y de otra índole. 
  • Una vez completada la revisión inicial de los requisitos legales y de otra índole, la organización es incapaz de mantenerse actualizada en los cambios que se producen en los requisitos legales, por ejemplo, una nueva legislación o nuevos clientes.

Objetivos, Metas y Programas (Cláusula 4.3.3)

Objetivos, Metas y Programas

Los objetivos y metas deben satisfacer los compromisos establecidos en la política medioambiental y mejorar el desempeño ambiental. El establecimiento y logro de objetivos es una forma de alcanzar la mejora continua, lo cual es la base para conseguir y mantener la norma ISO 14001. 

Al establecer los objetivos y metas de la organización, deben tenerse en cuenta una serie de factores: 

  • Requisitos legales. 
  • Otros requisitos que la organización suscriba. 
  • Aspectos ambientales significativos. 
  • Opciones tecnológicas.
  • Requisitos financieros. 
  • Requisitos operacionales. 
  • Requisitos de negocio. 
  • Opinión de las partes interesadas. 

Las organizaciones deben asegurarse de que son claros en sus definición de objetivos, metas y programas de gestión según la norma ISO 14001.  La cláusula 3.9 define objetivo ambiental como “fin medioambiental global, coherente con la política medioambiental que una organización se marca a sí misma para lograrla" por ejemplo, mejora de la eficiencia energética.   

La cláusula 3.12 meta ambiental como “exigencia de comportamiento detallada, aplicable a la organización o a una parte de la misma, que se deriva de los objetivos medioambientales y que es necesario establecer y cumplir para alcanzar dichos objetivos" por ejemplo, reducir en 2010 el consumo de energía eléctrica por tonelada de producto en un 5% respecto a las cifras de finales de 2011.  

Los objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y oportunos (SMART), pero ante todo prácticos. Los programas también deben ser establecidos, implementados y mantenidos para permitir a la organización establecer sus metas y, finalmente, conseguir sus objetivos. Los programas deben incluir: 

  • Asignación de responsabilidades entre las funciones y niveles de la organización para lograr los objetivos y metas, 
  • y los medios y, 
  • calendario delimitando el tiempo en el que deben alcanzarse. 

Los programas de gestión deben ser dinámicos por lo que han de planificarse  y revisarse  regularmente para adaptarse a los cambios en los procesos de negocio, actividades, productos o servicios. En ocasiones, objetivos y metas realistas pueden llegar a ser poco realistas, en cuyo la Dirección debe ser capaz de identificarlo y cambiar sus objetivos, metas y programas en consecuencia.

Deficiencias en la Auditoría

Los problemas más frecuentes en esta etapa son:

  • Los objetivos o metas establecidos no son SMART. 
  • Fallo en la asignación de responsabilidades entre trabajadores de los distintos niveles y funciones de la organización, por ejemplo toda acción recae en el Gerente de Medio Ambiente. 
  • Definición de demasiados objetivos que impiden la gestión de todos. 
  • No desarrollo de programas de gestión o no mantenerlos actualizados.

Implementación y Funcionamiento (Cláusula 4.4)

Recursos, Funciones, Responsabilidades y Autoridad (Cláusula 4.4.1)

El requisito clave de esta cláusula se refiere a la obligación por parte de la Dirección de asegurarse de la disponibilidad de los recursos esenciales para establecer, implementar, mantener y mejorar el SGA. 

Si la alta Dirección no están totalmente comprometida para proporcionar los recursos humanos, capacidades específicas, infraestructuras, tecnología y recursos financieros necesarios para la realización del proyecto, la organización no finalizará con éxito su implantación. 

Resulta fundamental contar con el apoyo pleno y continuo de toda la organización, desde la Alta Dirección hasta el último de los trabajadores, así se consigue una organización que implementa un SGA eficaz y no un Representante Ambiental. 

Uno de los miembros de la Alta Dirección debería aceptar la responsabilidad final de la implementación y mantenimiento del SGA, que por lo general suele ser el signatario de las políticas ambientales. 

Además, debe nombrarse de manera específica un representante de gestión ambiental (RGA) encargado de garantizar que se establezca, implemente y mantenga un SGA. Éste debe informar a la Alta Dirección sobre el funcionamiento del SGA y presentar recomendaciones de mejora. El RGA puede ser una sola persona o un grupo, pero en cualquier caso, sus funciones deben estar claramente  definidas, documentadas y comunicadas. 

Las demás funciones, responsabilidades y autoridades clave también deben ser definidas, documentadas y comunicadas, por ejemplo los auditores ambientales, campeones ambientales, gestores de residuos, etc. 

Es importante recordar que la  Gestión organizacional y la estructura de comunicación habitual de su negocio pueden no coincidir con la gestión del SGA y estructura de comunicación.

Deficiencias en la Auditoría

Los problemas más frecuentes en esta etapa son:

  • Inadecuada provisión de los recursos, por ejemplo, insuficientes auditores internos o escasez en el tiempo permitido para que los auditores realicen la auditoría (presiones de trabajo. 
  • Falta de autoridad del Representante de gestión ambiental. 
  • Errores de documentación, definición de las funciones principales y de responsabilidades.

Competencia, Formación y Concienciación (Cláusula 4.4.2)

Competencia, Formación y Concienciación

La organización debe asegurarse de que todos aquellas personas que realizan tareas para ella o en su nombre y que pueden tener un impacto sobre el medio ambiente, son competentes y con una base de educación, formación o experiencia, y mantener los correspondientes registros relacionados. En personas que realizan tareas para o en nombre de la organización se incluye a los empleados, personal de agencia, personal temporal, contratistas, consultores, etc.

Por tanto, es importante que su organización disponga de procedimientos eficaces de identificación, en caso de que alguna de estas personas realice una tarea con un posible impacto ambiental. Estos procesos pueden diferir entre empleados, por ejemplo, una matriz de habilidades de formación respecto a otras personas, o permisos contractuales para trabajos en el sistema.

Una vez que han identificado estas situaciones, su organización debe garantizar que se imparta una formación adecuada para cubrir cualquier déficit de competencia y que se mantiene un registro como prueba de la competencia. Competencia no es siempre sinónimo de formación o de cualificación.

Todas las personas que trabajan para la organización deben ser conscientes de:

  • La importancia de la conformidad con la política ambiental, los procedimientos y los requisitos del SGA.
  • Los aspectos ambientales significativos, los impactos relacionados reales o potenciales asociados con su trabajo y los beneficios de un mejor desempeño personal.
  • Sus funciones y responsabilidades en el logro de la conformidad de los requisitos del SGA.
  • Las consecuencias potenciales de desviarse de los procedimientos especificados. 

LRQA ofrece una amplia variedad de cursos de formación, en abierto o in-company, que se adaptan a las necesidades de su organización. Para más información ver el Plan de Implementación del SGA aquí.

Deficiencias en la Auditoría

Los problemas más frecuentes en esta etapa son: 

  • Competencia inadecuada del Representante ambiental (RGA), por ejemplo  formación y conocimiento ambiental limitado. 
  • Competencia inadecuada de los auditores internos, por ejemplo, auditores de calidad conducen auditorias de SGA sin haber sido formados en medio ambiente.
  • Incumplimiento en el registro de los trabajadores suministrados por agencia de trabajo temporal o subcontratado. 
  • Ausencia de continua actualización y recordatorio de concienciación de la formación ambiental de todos los trabajadores tras la visita inicial de certificación. 
  • Falta de mantenimiento de los registros adecuados como prueba de la formación y/o competencia. 
  • No definición de competencias entre los trabajadores que realizan tareas con un potencial impacto ambiental significativo.

Comunicación (Cláusula 4.4.3)

Comunicación

Esta cláusula requiere de un proceso de comunicación interna entre los distintos niveles y funciones de la organización. La comunicación interna debe ser bidireccional, de arriba abajo y de abajo arriba; y garantizar la participación de toda la organización en la implementación y mejora del SGA. Los ejemplos más comunes incluyen actas de reunión, boletines ambientales, correos electrónicos, buzones de sugerencias, tablones de anuncios, boletines de noticias y grupos de trabajo interdisciplinarios.

También es necesario un proceso para "recibir, documentar y responder a los comunicados pertinentes de las partes interesadas externas, tales reguladores, clientes, asociaciones profesionales, asociaciones vecinales, etc. Puede ser que sean necesarios cambios en los procesos, dependiendo de quién sea la parte interesada que emite el comunicado, por ejemplo, la solicitud de información ambiental de un cliente puede ser gestionada por del Gerente de Calidad, pero una carta de investigación de un regulador en base a un incidente ambiental debe ser gestionado por el Director General o el Secretario de la Organización.

Otro requisito clave se refiere a la decisión que debe tomar la organización sobre si comunicar externamente la información acerca de aspectos ambientales significativos. La respuesta puede ser si siempre, no siempre, o valorar cada caso. En realidad, es difícil llegar a un acuerdo para comunicar externamente siempre los aspectos ambientales significativos, ya que es posible que se quiera compartir esa información con un competidor o con eco-activistas. También es difícil ponerse de acuerdo para no comunicar jamás externamente sus aspectos ambientales significativos.

Independientemente de cual sea su negocio, es importante que la organización documente su decisión sobre las comunicaciones externas. Esto suele hacerse durante la revisión de la Dirección o en un procedimiento documentado. Si se decide hacer la comunicación externa sobre sus aspectos ambientales significativos, entonces la organización debe establecer e implementar un método/s para realizar la comunicación externa.

Deficiencias en la Auditoría

Los problemas más frecuentes en esta etapa son: 

  • Implantación de mecanismos inadecuados para tratar las comunicaciones externas sobre medio ambiente cuando el representante de gestión ambiental está de vacaciones, trabajando fuera de la oficina o enfermo. 
  • Fracaso en la documentación de la decisión de la organización con respecto a la comunicación externa de aspectos ambientales significativos. 
  • Incapacidad para establecer un proceso efectivo de comunicación externa.

Documentación (Cláusula 4.4.4) y Control de Documentos (Cláusula 4.4.5)

Documentación y Control de Documentos

Estas cláusulas establecen los tipos de documentación que debe incluir su SGA, así como el mecanismo para garantizar que dichos documentos están adecuadamente controlados.

La norma ISO 14001 establece muy pocos requisitos para los procedimientos documentados, pero los siguientes aspectos clave deben estar siempre documentados:

  • Política ambiental.
  • Objetivos y Metas.
  • Alcance del SGA.
  • Descripción de los elementos principales del SGA y de sus interacciones, incluyendo referencias a documentos relacionados.

La documentación puede guardarse en soporte físico o en formato electrónico, y expresarse mediante palabras, dibujos, fotografías o diagramas de flujo.

La mayoría de las organizaciones desarrollan una estructura con cuatro niveles para la documentación del SGA: Manual, Procedimientos, Órdenes de trabajo y Formularios. Pero éste no es un requisito específico de la norma, por lo que puede desarrollar otra estructura que se adapte mejor a su organización.

Independientemente de la estructura de documentación que desarrolle, es importante asegurarse de que incluye una descripción de los principales elementos del SGA y de su interacción, así como referencias a los documentos relacionados que contiene.

Un control de documentos adecuado (cláusula 4.4.5) asegura que los procedimientos documentados están correctos, actualizados y disponibles para aquellos que los necesitan. Los requisitos clave de esta cláusula incluyen la necesidad de asegurar que se identifican los cambios y el resultado de la revisión actual de los documentos" y de "evitar el uso no intencionado de documentos obsoletos".

La cláusula 4.4.5 (f) también establece que la organización también debe identificar y controlar los documentos de origen externo, como por ejemplo los permisos de la Agencia de Medio Ambiente, Cartas de permiso de construcción, Autorización de evacuación de agua, Documentos de inspección COMAH, Informe de consultoría de control del aire, etc. También debe controlarse la distribución eficaz de estos documentos, por ejemplo, tener disponibles las versiones más recientes para las áreas pertinentes y archivar las versiones obsoletas.

Deficiencias en la Auditoría

Los problemas más frecuentes en esta etapa son:

  • Índice de la documentación inadecuado que impide a los usuarios navegar a través de la documentación del SGM para encontrar la información deseada.
  • Demasiada información y duplicación de documentación. Este problema es frecuente en sistemas electrónicos donde es fácil generar nuevos documentos, archivos y carpetas, pero es más difícil destruir o eliminar documentos.
  • Falta de control de documentos, por ejemplo no se actualizaban los procedimientos de acuerdo a los cambios de personal o de proceso, no se incluye el estado de revisión, no se retiran los documentos obsoletos.
  • Ausencia de un mecanismo sólido de control de documentos de origen externo, por ejemplo las versiones antiguas de Autorización de evacuación en plantas de efluentes.

Control de Operaciones (Cláusula 4.4.6)

Control de Operaciones

Esta cláusula tiene gran influencia sobre las operaciones diarias de su negocio al estar relaciona con los procesos, procedimientos, instrucciones de trabajo, etc.  utilizados para gestionar los riesgos ambientales asociados a sus actividades, productos y servicios.

ISO 14001 sólo requiere documentar un procedimiento, cuando la ausencia de esta acción pueda implicar su incumplimiento. En teoría, esto significa que además de los documentos estipulados en la cláusula 4.4.4, su SGA puede no tener documentados procedimientos y aun así cumplir con los requisitos de la norma ISO 14001. Sin embargo, en la práctica, la mayoría de organizaciones definen procedimientos de control operacional documentados.

Es importante evitar una documentación del sistema de gestión excesivamente burocrática, para mantener un SGA práctico y fácil de usar. Pocos pero buenos procedimientos serán más eficaces que muchos pero pobres.

Para que los controles operacionales sean efectivos, deben garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y de otra índole así como de los compromisos políticos, impulsar la mejora continua, prevenir la contaminación, gestionar los aspectos ambientales significativos , alcanzar los objetivos de negocio y reducir los riesgos ambientales.

Un requisito específico de la cláusula 4.4.6 (c) se refiere al control de los "aspectos ambientales de los bienes y servicios utilizados por la organización”,  y requiere “procedimientos y requisitos aplicables para ser comunicados a los proveedores y contratistas”. Esta es un área clave de control operativo, ya que las actividades realizadas por contratistas y proveedores a menudo conllevan mayor riesgo ambiental que las asociadas al personal interno de la organización.

Existe relación entre competencia, formación y concienciación (cláusula 4.4.2) y los controles operacionales eficaces. LRQA ofrece una amplia variedad de cursos de formación, en abierto o in-company, adaptados a las necesidades de su organización. Para más información consulte nuestro Plan de Implementación del SGA aquí.

Deficiencias en la Auditoría

Los problemas más frecuentes en esta etapa son: 

  • Inadecuado control de los contratistas en relación con los riesgos ambientales, por ejemplo permitir que el sistema de trabajo no incluya ningún tipo de control sobre el contratista de residuos, o no considerar las competencias medioambientales de los contratistas del aire acondicionado. 
  • No considerar la actividad realizada por los proveedores y contratistas fuera de las instalaciones, por ejemplo actividades de galvanoplastia fuera de las instalaciones.
  • Falta de conocimiento entre los trabajadores de los procedimientos pertinentes. 
  • Exceso de procedimientos y de exigencias contradictorias entre los diferentes procedimientos.

Preparación ante emergencias (Cláusula 4.4.7)

Preparación ante emergencias

Las situaciones de emergencia potenciales deberían haber sido identificadas como dentro de su evaluación de aspectos inicial (cláusula 4.3.1), y ahora la cláusula 4.4.7 requiere que su organización defina cómo va a dar respuesta a estas situaciones con el objetivo de prevenir o mitigar los impactos ambientales adversos asociados. Recuerde que una situación de emergencia es simplemente algo que no se espera que suceda y que no puede ser resuelto por los servicios de emergencia o por equipos con formación especializada. En base a esto, es necesario tener un conocimiento completo de la falta y de la superficie de drenaje de agua de su organización (interna y externa).

Estos procedimientos de preparación ante emergencia también deben ser revisados y actualizados ​​periódicamente, especialmente después de producirse un accidente o una situaciones de emergencia. La organización debe realizar cuando sea posible, pruebas periódicas de tales procedimientos, para verificar que se pueden aplicar los procedimientos definidos ante accidentes y situaciones de emergencia  reales para cumplir con este requisito. Si no ha habido tales accidentes o situaciones de emergencia, las pruebas pueden realizarse en forma de simulacro in situ, o de cuestionamiento verbal a los operadores registrando sus respuestas (auditoría).

Deficiencias de Auditoría

Los problemas más frecuentes en esta etapa son:

  • No identificación de una situación de emergencia real o potencial, por ejemplo Plan de drenaje incorrecto.
  • Fallos al programar y realizar las pruebas periódicas de los procedimientos de emergencia.
  • Ausencia de un análisis eficaz de los resultados de los accidentes reales o de las situaciones de emergencia y simulacros.
  • Formación inadecuada frente a situaciones de emergencia.

Verificación (Cláusula 4.5.1)

Seguimiento y Medición (Cláusula 4.5.1)

La organización debe asegurarse de que tiene un proceso sistemático de "vigilancia y medición periódica de las características fundamentales de las operaciones con un impacto ambiental significativo". Una vez más, la norma hace referencia a los impactos significativos identificados en la cláusula 4.3.1 y requiere la realización de un control periódico de las áreas de riesgo ambiental dentro de las empresas. Esta cláusula también exige que se documenten los resultados del seguimiento.

Las áreas clave de seguimiento son las relacionados con los objetivos y metas de la organización, por ejemplo  el consumo de energía, el cumplimiento legal, los permisos de la Agencia de Medio Ambiente sobre emisiones a la atmósfera, y los relacionados con el cumplimiento de otros requisitos como los informes corporativos (CSR, Sarbanes Oxley), etc.

Siempre que sea posible, los equipos utilizados para el seguimiento y medición, deben ser calibrados o verificados, y conservar un registro del resultado.  

Deficiencias en la Auditoría

Los problemas más frecuentes en esta etapa son: 

  • No seguimiento contra todos los límites legales establecidos por la Autorización de descarga de efluentes, permisos EA, etc. 
  • Ausencia de registros de la calibración de los equipos de seguimiento ambiental, especialmente cuando la vigilancia la realizan consultores de tercera parte. 
  • No revisión de los resultados del seguimiento para determinar el nivel de cumplimiento, tendencias y oportunidades de mejora.

Análisis de cumplimiento (Cláusula 4.5.2)

Análisis de cumplimiento

Ésta suele ser una cláusula comúnmente mal entendido dentro de la norma ISO 14001, pero es fundamental para demostrar el cumplimiento del compromiso político para "cumplir con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos suscritos por la organización" (cláusula 4.2 (c)).

Según ISO 14001 existen seis áreas clave relacionadas con el "cumplimiento" que siguen el modelo plan-do-check-act en el sistema de gestión empresarial:

  • Política - compromiso de política ambiental para cumplir con los requisitos legales y otros requisitos (cláusula 4.2).
  • Plan - obligación de identificar los requisitos legales y otros aplicables a su organización, con los cuales hay que cumplir (cláusula 4.3.2).
  • Do - controles de operaciones (cláusula 4.4.6) para que asegurar en su actividad diaria las actividades se realizan de acuerdo con los requisitos legales y otros identificados para evitar desviaciones respecto a la política ambiental definida.
  • Check – Análisis del cumplimiento (cláusula 4.5.2), que supone la revisión de los registros de seguimiento de la cláusula 4.5.1 (ejemplo análisis de efluentes) y de los registros de control de operaciones de la cláusula 4.4.6 (por ejemplo, notas de transferencia de residuos) en base a los requisitos legales y otros identificados por la cláusula  4.3.2 para determinar si su organización cumple con el compromiso de su política ambiental en referencia a los requisitos legales y otros detallados en la cláusula 4.2.
  • Act - Revisión de la Dirección (cláusula 4.6) de los resultados de las "evaluaciones de cumplimiento con los requisitos legales y otros requisitos suscritos por la organización".

Como puede ver, hay una relación significativa entre el seguimiento y la medición (cláusula 4.5.1) y el análisis del cumplimiento (4.5.2), de hecho una versión anterior de la norma ISO 14001 (año 1996) incorpora ambos requisitos en su cláusula 4.5.1. Sin embargo, debido a la incomprensión general del requisito de análisis del cumplimiento, la versión actual de la norma ISO 14001 (2004), da a este requisito su propia cláusula 4.5.2.

En numerosas organizaciones, el requisito de análisis del cumplimiento  (4.5.2) está vinculado con el proceso de auditoría interna (4.5.5). El inconveniente es que las auditorías generalmente implican “muestras limitadas”' de los registros y de los controles de operaciones, y el análisis del cumplimiento debe realizarse mediante un análisis más robusto de las pruebas necesarias para demostrar el cumplimiento. En la cláusula 4.5.2 se requiere específicamente que la organización conserve un registro de los resultados de las revisiones periódicas. El análisis de cumplimiento debe incluir suficientes registros de documentos que evidencien la revisión objetiva que demuestre el nivel de cumplimiento logrado y el resultado del análisis debe ser incluido, es decir si es conforme o no conforme.

Mientras que la norma no requiera un procedimiento documentado para el análisis de la conformidad, este será un proceso complicado y la mayoría de las organizaciones definirán su propio mecanismo de análisis de la conformidad en un procedimiento documentado.

También cabe señalar que el proceso de análisis de la conformidad contra los requisitos legales (cláusula 4.5.2.1), a menudo es diferente del proceso de análisis del cumplimiento de otros requisitos (cláusula  4.5.2.2), como por ejemplo los requisitos del cliente.

Deficiencias en la Auditoría

Los problemas más frecuentes en esta etapa son: 

  • Ningún análisis de cumplimiento se registra contra "otros requisitos". 
  • No realización de evaluaciones periódicas del cumplimiento  contra todos los requisitos legales identificados. 
  • La falta de entendimiento de la cláusula 4.5.2 y la creencia errónea de con sólo la actualización del registro legal (4.3.2) se cumple el requisito de análisis de la conformidad. 
  • Registro de documentación insuficiente sobre las evidencias objetivas  de la revisión para determinar el nivel de cumplimiento alcanzado. 
  • Ausencia de declaraciones sobre el nivel de cumplimiento alcanzado.

No conformidad, Acciones correctivas y Acciones Preventivas (Cláusula 4.5.3)

No conformidad, Acciones correctivas y Acciones preventivas

La cláusula 4.5.3 requiere que las organizaciones identifiquen, investiguen y corrijan las no conformidades. La cláusula 3.15 de la norma ISO 14001 define la no conformidad como "el no cumplimiento de un requisito". El incumplimiento de requisitos puede estar relacionado con: el rendimiento del sistema por incumplir algún requisito de la norma ISO 14001, con el desempeño ambiental por incumplimiento de un objetivo interno de reducción de energía, o por incumplimiento de un límite de emisión legal. En algunas organizaciones las deficiencias en el desempeño interno y el rendimiento del sistema se denominan “discrepancias” y las deficiencias legales se denominan “incumplimientos”.

La mayoría de las no conformidades "reales" soe identifican a través de auditorías internas y análisis de cumplimiento, pero también pueden provenir de fuentes como quejas, incidentes, auditorías externas, resultados de seguimiento, etc. Las organizaciones, también deben identificar las no conformidades "potenciales" siempre que sea posible, por ejemplo análisis de tendencias, HAZOP etc.

Una vez que se han identificado las no conformidades reales o potenciales, la organización es responsable de investigar y determinar sus causas. Una vez que la causa se ​​ha determinado, deben implantarse las acciones correctivas y preventivas adecuadas para evitar o prevenir que vuelvan a ocurrir. Estas acciones deben ser proporcionales a la magnitud de los problemas y de los impactos ambientales hallados.

En la cláusula 3.17 se define acción preventiva como "acciones para eliminar una causa de una no conformidad potencial" y en la cláusula 3.3 se define acción correctiva como "acciones para eliminar la causa de una no conformidad detectada".

Otro requisito clave de la cláusula 4.5.3 es el de revisar la eficacia de las acciones correctivas y acciones preventivas tomadas. Muchas organizaciones al identificar no conformidades, las investigan e implementan acciones correctivas y preventivas, pero no las revisan periódicamente para garantizar que son eficaces en el tratamiento integral de la no conformidad, por lo que suele ser que las no conformidades vuelvan a ocurrir.

Deficiencias en la Auditoría

Los problemas más frecuentes en esta etapa son: 

  • Análisis inadecuado de la causa raíz (4.5.3 (b)). 
  • Ausencia de identificación de acciones preventivas, limitándose sólo a las acciones correctivas. 
  • No revisión de la eficacia de las acciones correctivas y preventivas (4.5.3 (e)). 
  • Reflejo sólo de las no conformidades de auditoría dentro del SGA y omisión del resto, por ejemplo las no conformidades del análisis del cumplimiento, quejas, incidencias, auditorías externas, etc.

Control de Registros (Cláusula 4.5.4)

Control de Registros

Es frecuente la confusión entre documentos y registros. La cláusula 3.20 de la norma ISO 14001 define un registro como “un documento que presenta los resultados obtenidos o que proporciona evidencias de actividades realizadas". Una característica esencial de un registro es que es permanente y que por lo general no se revisa. Por ejemplo el Formulario F21 de Seguimiento del Ruido, Rev 2 es un documento, pero una vez que el operador cumplimenta el formulario se convierte en un registro individual.

Es importante asegurarse de que los registros permanecen legibles, identificables y trazables, y establecer un procedimiento para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros. Esto es especialmente importante ahora que la mayoría de los sistemas de gestión contienen registros electrónicos.

Los registros clave deben recoger:

  • Cumplimiento legal, por ejemplo los resultados del seguimiento del aire, del análisis de efluentes, documentación de atención al ciudadano, etc.
  • No conformidades, acciones correctivas y acciones preventivas.
  • Resultados de Auditoría.
  • Revisión de la Dirección.
  • Formación.
  • Calibración.

Deficiencias en la Auditoría

Los problemas más frecuentes en esta etapa son: 

  • Capacidad para recuperar los registros clave. 
  • Registros ilegibles. 
  • No mantenimiento de los registros  el tiempo exigido legalmente, por ejemplo tres años en el caso de las guías de transporte de residuos.

Auditorías Internas (Cláusula 4.5.5)

Auditorías Internas

Las auditorías internas son un medio esencial para su organización para identificar las no conformidades y oportunidades actuales y potenciales de mejora. Cuanto más eficaz sea su proceso de auditoría interna, más eficaz será su SGA en la gestión de los riesgos ambientales de su negocio.

Los resultados de las auditorías internas se comunican a la Alta Dirección y pueden ayudar a determinar si el SGA es apropiado, adecuado y eficaz.

Un Programa/s de auditoría debe desarrollarse en base a la importancia ambiental de las operaciones tratadas (ver aspectos e impactos en la cláusula 4.3.1) y de los resultados de auditorías previas. Auditar "procesos" es una forma efectiva de auditar un conjunto de procedimientos internos, cláusula de requerimientos y requisitos legales de la norma ISO 14001, que deben ser considerados por la organización. Concretamente, las "auditorías de proceso" se pueden integrar con eficacia con otras normas como por ejemplo OHSAS 18001 e ISO 9001.

Las auditorías internas deben verificar la conformidad de los  procesos y procedimientos internos, y de los requisitos de la norma ISO 14001. Resulta esencial que los criterios de auditoría, el alcance y los métodos estén enfocados en evitar la duplicación de esfuerzos y maximizar los beneficios de cada auditoría. Los auditores deben ser competentes, objetivos e imparciales.

La competencia, formación y compromiso (cláusula 4.4.2) guardan estrecha relación con auditores internos eficaces. LRQA ofrece una amplia variedad de cursos de formación, en abierto o in-company, adaptados a las necesidades de su organización. Para más información consulte nuestro Plan de Implementación de SGA aquí.

La norma ISO 19011:2002 proporciona una guía adicional sobre la gestión de Programas de auditoría, la realización de auditorías internas y la competencia de los auditores.

Deficiencias de Auditoría

Los problemas más frecuentes en esta etapa son: 

  • Programa de auditoría interna no basados en la importancia ambiental de las operaciones ni en los resultados de auditorías previas. 
  • Auditoría que sólo cubren procedimientos internos del SGA y obvian las cláusulas de la norma ISO 14001. 
  • Cubren procesos no esenciales sin documentar los procedimientos, por ejemplo el mantenimiento. 
  • Evidencias objetivas, criterios y alcance insuficientemente detallados en el informe de auditoría, para poder determinar lo que estaba cubierto por la auditoría. 
  • Auditores internos con escasa competencia, por ejemplo  auditores de calidad realizando auditorías de SGA sin formación específica previa. 
  • Auditorías no completadas de acuerdo al programa establecido debido a la inadecuada provisión de recursos, por ejemplo insuficientes auditores internos o tiempo permitido escaso para que los auditores realicen la auditoría (presiones de trabajo). 
  • Identificación de no conformidades en las auditorías internas debido a la inadecuada autoridad de los auditores internos en base a su temor de aumentar las no conformidades frente a otros gerentes.

Revisión de la Alta Dirección (Cláusula 4.6)

Revisión de la Alta Dirección

Esta es la última cláusula de la norma ISO 14001 y representa el último paso del modelo Plan-Do-Check-Act,  que consiste en la definición de acciones para conseguir la mejora continua el desempeño del SGA. El requisito clave del proceso de revisión de la Dirección es que la Alta Dirección revise el SGA para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia.

En la cláusula 4.6 se describen los aspectos a tratar en la revisión de la Dirección:

  • Seguimiento de las acciones de las revisiones de la Dirección previas.
  • Cambio en las circunstancias, incluyendo cambios en los aspectos y requisitos legales y otros.
  • Comunicaciones externas, incluidas quejas.
  • Medida en que se han cumplido los objetivos y metas.
  • Resultados de las auditorías internas.
  • Resultados de las evaluaciones de cumplimiento de los requisitos legales y otros.
  • Estado de las acciones correctivas y preventivas.
  • Comportamiento ambiental de la organización.
  • Recomendaciones para la mejora.

Es importante asegurarse de que los resultados de las revisiones de la Dirección se registran y que se puede demostrar la conformidad contra todos los requisitos (de a) a h)) de la cláusula 4.6. Sin embargo, no todos los requisitos (de a) a h)) deben realizarse al mismo tiempo,  pudiendo programarse el proceso de revisión por parte de la dirección en intervalos planificados.

La cláusula 4.6.2 de la Norma ISO 14004 proporciona una guía adicional sobre la mejora continua y las oportunidades de mejora.

Deficiencias de Auditoría

Las deficiencias más frecuentes en esta etapa son:

  • Registro de entradas para revisión de la Dirección, pero ausencia de registro de los resultados (es decir, los comentarios y decisiones de la alta dirección no se graban).
  • No inclusión de los resultados del análisis del cumplimiento en la revisión de la Dirección.
  • No inclusión de las  recomendaciones de la mejora en la revisión de la Dirección.
  • No inclusión del desempeño ambiental de la organización en la revisión de la Dirección. La cláusula 3.10 define Desempeño ambiental y muestra el resumen de las conclusiones sobre la medición de resultados de la Dirección de una organización de sus aspectos ambientales, teniendo en cuenta los niveles de cumplimiento, las quejas, las incidencias, los resultados de auditorías, el nivel de cumplimiento de los objetivos y metas, etc.
  • La revisión de la Dirección no determinar realmente si el SGA es apropiado, adecuado y eficaz para la gestión de los riesgos ambientales de su organización.

Conclusión

Un SGA eficaz permite a las organizaciones identificar sus fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades en terreno medioambiental, lo cual repercute en un mejor rendimiento y una reducción del riesgo.

"Defra cree que el establecimiento de un sistema de gestión medioambiental puede ayudar a las organizaciones a demostrar públicamente sus responsabilidades para con sus clientes, inversores, accionistas y consumidores, y a lograr los beneficios reglamentarios, la mejora de la eficiencia de seguros, y a reducir las emisiones de carbono.". Declaración de DEFRA sobre EMS, abril de 2008.

El objetivo de la norma ISO 14001 es  apoyar la protección ambiental y la prevención de la contaminación en equilibrio con las necesidades socio-económicas. Nuestra certificación ISO 14001 aporta credibilidad y confianza a las organizaciones frente a sus grupos de interés, a través de la marca LRQA reconocida a nivel mundial.

LRQA ha estado involucrado en la certificación de la norma ISO 14.001 desde que se introdujo por primera vez en el mercado en 1996. Este artículo proporciona una visión general sobre los principales elementos de la norma a implementar para obtener la certificación, y algunos de los puntos débiles detectados durante el proceso de auditoría.

Para ayudar a las organizaciones a cumplir sus retos actuales, seguimos mejorando nuestros servicios y la forma en que realizamos las auditorías. No nos limitamos a comprobar que sus sistemas de gestión cumplen con los requisitos de la norma ISO 14001, sino que vamos un paso más allá proporcionando valor añadido sobre lo que se espera de un proceso de auditoría tradicional. Este concepto se materializa en el enfoque  Business Assurance.

Para mayor información sobre la certificación PRISM, EMAS o ISO 14001 con LRQA, visite nuestra sección de Medio Ambiente o de Formación, o póngase en contacto con nosotros a través de consultas@lr.org.