Proceso de Certificación de Proyectos de I+D+i

LRQA remite a las organizaciones interesadas en nuestros servicios de certificación de proyectos de I+D+i el Impreso de Solicitud de Presupuesto establecido para la toma de datos. La información para la realización de una oferta debe ser proporcionada por un representante autorizado de la organización solicitante. También se puede acceder a la Solicitud de Presupuesto para la Certificación de Proyectos I+D+i para la toma de datos en nuestra página web. Las tarifas están disponibles para toda persona interesada que lo solicite.

A la recepción de la Solicitud de Presupuesto  de Proyecto I+D+i  cumplimentada y tras su evaluación, LRQA remitirá al solicitante la Oferta. En caso de aceptación, el cliente cumplimentará y remitirá a LRQA el documento de Oferta, confirmando los datos incluidos en el mismo. Así mismo, la entidad solicitante deberá comprometerse a cumplir con las obligaciones descritas en el contrato de certificación.

Es importante que se cumplimenten todos los datos incluidos en la solicitud, y que cualquier cambio sustancial que afecte al proyecto (cambios de titularidad, de entidades participantes) debe ser notificado a LRQA, ya que puede provocar un cambio en el certificado original emitido por LRQA.

Si una organización solicita oferta que ya disponga de contenido exante o contenido y primera ejecución emitido por otra entidad certificadora acreditada por ENAC y soliciten a LRQA el certificado de contenido y primera ejecución deberán de presentar además de lo indicado el Informe de Evaluación de la entidad certificadora y copia del certificado exante emitido por la misma. El proceso de evaluación requerirá en todos los casos, la revisión de la clasificación de la naturaleza del proyecto y la valoración completa de la coherencia de las anualidades pendientes de ejecutar, pudiendo ser modificados ambos aspectos en el desarrollo de la evaluación

En el caso de que una vez ya iniciado el proceso de certificación, el cliente solicite a LRQA una ampliación o reducción del alcance del certificado que puede afectar al objetivo del certificado, a las áreas científico tecnológicas del proyecto o a la duración del proyecto, LRQA debe revisar todo el proceso e iniciarlo de nuevo.

Evaluación de la Documentación

Para continuar con el proceso, los clientes que hayan presentado formalmente su aceptación y abonado la tarifa vigente, facilitarán a LRQA una copia electrónica  de la documentación del proyecto de I+D+i a evaluar. 

Esta documentación se incluye en el Anexo I Documentación aplicable en la Oferta de Contrato aceptada. En ese momento LRQA realiza la apertura del proyecto, asignándole un número y realizando la revisión de la documentación aportada. Tras la revisión, se emiten las No Conformidades en caso de haberlas, y se solicitaría al cliente la información complementaria necesaria. 

LRQA  designará un Equipo Evaluador compuesto, al menos, por el Experto 4 Dígitos, que realizará una revisión general de la documentación aportada por la empresa para: 

  • manifestar su competencia técnica, confidencialidad e imparcialidad. 
  • ratificar o no la competencia tecnológica en la que se encuadra el proyecto. 
  • especificar los requisitos de conocimiento y experiencia que ha de tener el experto técnico en función de la novedad del proyecto.  

Posteriormente, LRQA designará un Experto Técnico para la Certificación, e incorporará además un Experto Contable para la Certificación del Contenido  y Primero Ejecución.

El Experto Técnico deberá manifestar su competencia técnica para la realización de sus funciones, en cada proyecto a certificar, una vez haya estudiado la memoria técnico de los mismos.  

LRQA analiza los posibles conflictos de interés e informará al cliente de las designaciones de expertos, siendo un derecho de éste el poder recusar la designación realizada. En el caso de recusación, será motivada,  ya que en caso contrario se considerará que está aceptada.  El cliente facilitará el acceso a todos los documentos, registros, personal que el equipo evaluador necesite para una correcta evaluación.  

Tanto el Experto Técnico como el Experto Contable, realizarán una revisión previa de la documentación facilitada a fin de detectar posibles No Conformidades (ver apartado de No Conformidades) que puedan afectar al proceso de evaluación. El resultado de la evaluación se documentará en Informes (Informe Técnico e Informe de Auditoría Contable) que se remitirán al cliente.  

El Experto Técnico describirá cada una de las actividades, incidiendo en el aspecto de novedad tecnológica que le hace merecer su calificación como I+D o IT. La descripción debe justificar dicha calificación, especificando claramente el porqué cada actividad se considera una novedad sustancial significativa y dispone de una componente tecnológica. 

Así mismo, se describirán e identificarán también las actividades que, no siendo merecedoras de la calificación de I+D o IT, son necesarias para que el conjunto del proyecto sea considerado como I+D o IT. La descripción de cada actividad, aunque breve, ha de ser lo suficientemente extensa como para hacer comprensibles las tareas realizadas, y deberá llevar asociado el estado de su ejecución, así como las evidencias de su realización.  

El Experto Técnico determinará si las partidas presupuestarias o, en su caso, los gastos ya incurridos presentados por la entidad solicitante, han sido correctamente asignados como I+D o IT. Asimismo, valorará si estos gastos son coherentes con el objetivo del proyecto. El Experto Contable realizará una auditoría de gastos, para la identificación de los gastos e inversiones efectivamente incurridos en actividades de I+D y/o IT, asociados al proyecto, y en el ejercicio fiscal objeto de solicitud, siempre según la normativa fiscal vigente.  

El Cliente informará a LRQA de los cambios significativos durante la ejecución del proyecto, al objeto de considerar las posibles consecuencias que estos cambios pueden suponer en el proceso de certificación.  En ningún momento, podrán contactar cliente y experto/auditor sin el conocimiento y aprobación de LRQA. Cuando sea necesaria alguna aclaración, será a través del Coordinador asignado expresamente por LRQA.   

No Conformidades y Subsanación 

El proceso de subsanación significa para el cliente una oportunidad de aportar la documentación, datos, etc. necesarios para la confirmación/verificación de los contenidos de la memoria.  Durante la evaluación pueden darse situaciones que requieran el aporte de documentación/información adicional. 

Estas situaciones podrán ser: 

  • falta de documentación requerida. 
  • falta de claridad. 
  • errores en la documentación. 
  • falta de colaboración*. 
  • ocultación de información. 
  • alteración de información. 

Se identificarán y documentarán aquellas deficiencias que requieran subsanación, mediante la emisión de No Conformidades, que serán remitidas por LRQA al cliente para que se establezcan las acciones necesarias. El cliente responderá a las deficiencias presentadas a la mayor brevedad posible. 

Una vez recibida la respuesta por parte del cliente, ésta será analizada por LRQA , quien comunicará al cliente, resultado del proceso de subsanación. Independientemente de la respuesta recibida, LRQA podrá continuar con el proceso de evaluación, aplicando los ajustes necesarios tanto a la calificación de la naturaleza del proyecto como en la calificación de gastos presentados/presupuestados, o bien dar por anulado el proceso de certificación.  

LRQA no podrá aceptar acciones correctoras que pretendan modificar la naturaleza del proyecto establecida por el Experto Técnico que lo evaluó.   

Informe

Informe Técnico 

En certificación del Contenido "exante" , LRQA emitirá un informe incluyendo: 

  • la naturaleza del proyecto de acuerdo a las definiciones establecidas en los Documentos Normativos para la Certificación de Proyectos de I+D+i, o en los documentos normativos pertinentes, donde se recogen los conceptos de investigación y desarrollo e innovación tecnológica, justificando debidamente las razones de dicha decisión. 
  • la coherencia del presupuesto para llevar a cabo las actividades de I+D+i contempladas en el mismo. 

En la Certificación del Contenido y Primera Ejecución con Certificado previo del Contenido "exante" y en Certificación del Seguimiento, LRQA emitirá un informe de evaluación incluyendo: 

  • la determinación de los gastos incurridos en actividades de I+D+i en la última anualidad (periodo impositivo) ejecutada, incluyendo las desviaciones del gasto a las previsiones. la revisión de la naturaleza del proyecto, incluyendo la correspondiente recalificación cuando dicha naturaleza haya cambiado. En la Certificación del Contenido y Primera Ejecución sin Certificado previo del Contenido "ex‐ante", LRQA  emitirá un informe de evaluación incluyendo: la determinación de la naturaleza del proyecto de acuerdo a las definiciones establecidas en los Documentos Normativos para la Certificación de Proyectos de I+D+i, o en los documentos normativos pertinentes, donde se recogen los conceptos de investigación y desarrollo e innovación tecnológica, justificando debidamente las razones de dicha decisión. 
  • la determinación de los gastos incurridos en actividades de I+D+i en la última anualidad (periodo impositivo) ejecutada. 
  • la coherencia de los gastos presupuestados para las anualidades (periodos impositivos) pendientes de realizar. 

En todos los casos se incluirá en el informe: 

  • Proyecto debidamente identificado para su control (nombre, nº de revisión, etc.). 
  • Documentos Normativos para la Certificación de Proyectos de I+D+i. 
  • Sistema de Certificación. 

Los informes se elaborarán de acuerdo a lo establecido en los Requisitos particulares de los informes de los evaluadores para el caso de la certificación conforme a los documentos normativos para la certificación de proyectos de I+D+i, que se incluyen en el anexo del documento de ENAC (CEA-ENAC-02).

Certificación

LRQA revisará que todo el proceso ha sido realizado de acuerdo a los requisitos establecidos y, cuando se den las condiciones necesarias, en caso de haber una recomendación favorable, se emitirá el Informe y Certificado correspondientes.  

LRQA debe tomar una decisión informada sobre la certificación. Para ello deberá revisar que la información recogida durante el proceso de certificación es suficiente y adecuada para justificar la decisión tomada. 

Cuando la decisión tomada respecto al proceso sea favorable, LRQA emitirá el correspondiente certificado según los tipos de certificación. El certificado se usará conjuntamente con el informe final.  

En caso de que el proyecto no sea calificado como Investigación y Desarrollo o Innovación Tecnológica, LRQA comunicará por escrito al cliente el resultado no favorable, procediendo a enviarle el informe pero no el certificado. Y en el supuesto de haber evidencias que hagan suspender o retirar la certificación, también se le comunicará al cliente. 

El certificado emitido afecta únicamente al proyecto evaluado y al estado en que de dicho proyecto se encontrase la empresa en el momento de la evaluación.