Documentación del Proyecto

Proyectos I+D+i según el RD 1432/2003 o UNE 166001

Contempla lo siguientes términos:
  1. La Memoria se refiere a la documentación del Proyecto a certificar.
  2. En el aspecto formal (formato del contenido) se deberá realizar según las bases del sistema de certificación de LRQA y el contenido de los apartados del Real Decreto 1432/2003 del 21 de Noviembre.
  3. Todos aquellos que pretendan solicitar en Informe Motivado del Ministerio de Ciencia e Innovación , deberán siempre presentar memorias referentes a la ejecución del proyecto según la normativa del Real Decreto 1432/2003 del 21 de Noviembre. Para cumplimentar todos los formatos actualizados de los distintos tipos de Informe Motivado, deberán descargarlos en la página web del Ministerio.

Tipos de Memoria

  • Memoria para la Certificación de Contenido "Ex-ante" Previa.
Presentar una Memoria por proyecto, que deberá incluir consideraciones generales. Memoria del Proyecto, apartados 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 y 1.5 del RD 1432/2003:
  • Planificación.
  • Detalle y Justificación de las actividades que constituyen la investigación o el desarrollo e innovación.
  • Presupuestos estimados del Proyecto.
  • Otros aspectos.
  • Certificación de Contenido y 1ª Ejecución, sin certificación del Contenido "Ex-ante" Previa.

La Memoria a presentar deberá estar compuesta por tres partes:

  • Memoria Técnica Original del Proyecto, apartados 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 y 1.5 del RD 1432/2003, ver para el detalle del apartado anterior.
  • Memoria Técnica de la Ejecución del Ejercicio del Proyecto actualizada, que incluya los apartados 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 y 1.5 del RD 1342/2003 (esta memoria podrá ser equivalente a la anterior en caso de que no haya habido ninguna modificación en lo planificado).
  • Memoria Contable completa de los gastos incurridos en el ejercicio ejecutado (la última anualidad), que incluirá todos los apartados del punto 3 del Anexo 2 del RD 1432/2003. Presupuesto Total , presupuesto en I+D y en innovación, así como los recursos aplicados al proyecto (personal, colaboraciones externas, activos materiales e inmateriales, materiales fungibles y otros).
  • Certificación de Contenido y 1ª Ejecución , con certificación del Contenido "Ex-ante" Previa.
La Documentación a aportar a LRQA:
  • En caso de haber sido certificado el contenido con otra entidad de certificación, deberá aportarse copia de la Memoria Técnica original, copia del certificado y del informe técnico conclusivo. La Memoria debe cumplir con los requisitos del apartado 1.
  • Memoria Técnica actualizada de la ejecución del ejercicio del proyecto, que incluya los apartados 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 y 1.5 del RD 1432/2003 (esta Memoria podrá ser equivalente a la anterior en caso de que no haya habido ninguna modificación sobre lo planificado).
  • Memoria Contable completa de los gastos incurridos en el ejercicio ejecutado (la última anualidad), que incluirá todos los apartados del punto 3, Anexo 2 del RD 1432/2003. Presupuesto Total, presupuesto en I+D y en innovación, y los recursos aplicados al proyecto (personal, colaboraciones externas, activos materiales e inmateriales, materiales fungibles y otros).

Memoria según Real Decreto 1432/2003

Se incluye a continuación un resumen de los requisitos del RD 1432/2003, siendo el propio Anexo II completo del RD del 21 de Noviembre, y cualquiera de sus modificaciones. 

1. Memoria Técnica - Guía de Contenidos del Proyecto. 

1.1. Memoria del Proyecto:   

Introducción a la memoria - Breve explicación de la actividad y objetivos de la empresa, así como de otros proyectos realizados anteriormente y que guarden relación con lo que se certifica en el proyecto actual.   

  • 1.1.1. Resumen del Proyecto. Estructura General de los trabajos y de los objetivos del proyecto.  
    • 1.1.1.1. Objetivo y Problema a resolver.   
    • 1.1.1.2. Mejoras que aportará el proyecto desde el enfoque de las partes interesadas y como va a contribuir al progreso.   
    • 1.1.1.3. Logros del proyecto.   
    • 1.1.1.4. Estrategia General para alcanzar los objetivos marcados.  
  • 1.1.2. Innovación y Novedad del proyecto. Avances propuestos.
  • 1.1.3. Avances Científicos o Tecnológicos propuestos en el proyecto.
  • 1.1.4. Protección de la Propiedad de los Resultados. Indicar como se pretende proteger los resultados del proyecto, patentes, etc.

1.2. Planificación: 

1.2.1. Planificación, objetivos, estructura del proyecto, diferentes subprocesos y fases, trabajos y conclusiones al finalizar cada fase. 

  • Planificación de las diferentes tareas y de su duración.
  • Definición de los objetivos y resultados previstos en el proyecto.
  • Estructura, describiendo los diferentes subprocesos o fases, detallándolos.
  • Estructura de la organización incluyendo el cv de cada persona que participe en el proyecto.
  • Participación de terceros en el proyecto, labor, y duración de la colaboración con cada una de ellas.

Es muy importante incluir las actividades y pruebas realizadas, resultados de las mismas, conclusiones, planos, esquemas, diseños, actas, etc. a realizar o ya realizadas por fechas de realización y/o para las que estén planificadas.

1.3. Detalle y Justificación de las actividades que constituyen investigación y Desarrollo, y Actividades de Innovación:

La justificación deberá de tener en cuenta:

  • El estado de la situación técnica actual en el sector, en el ámbito nacional y en el ámbito internacional.
  • Las limitaciones técnicas del estado actual.
  • Las novedades introducidas: nuevos conocimientos, avances en el desarrollo, avances tecnológicos, relacionando estos conceptos con las definiciones del artículo 33 de la Ley 43/1995 del 27 de Diciembre (actualmente artículo 35 del RD 4/2004 del 5 de Marzo, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre el Impuesto sobre Sociedades - BOE del 11 de Marzo).
  • Este apartado con una división en dos grupos:
    • A) Relación de actividades que constituyen actividades de Investigación y Desarrollo.
    • B) Relación de actividades que constituyen actividades de Innovación Tecnológica.

1.4. Presupuesto:   

  • 1.4.1. Estimación de costes en la planificación anteriormente definida (1.2.1), divididos en costes de investigación y desarrollo, y costes de innovación tecnológica. Este apartado deberá  referirse a los costes totales de los grupos a) y b) del apartado anterior (1.3.4), ya que su estimación detallada figura en el apartado 2 del cuestionario. 
  • 1.4.2. Recursos Materiales necesarios del proyecto: para el total del grupo a) y el total del grupo b). Planificación , justificación de cuándo son necesarios estos recursos (recursos para el total del grupo a) y del total del grupo b)).  

Justificación de cuándo y por qué son necesarios todos los recursos, de la adquisición de materiales, equipos, cálculo detallado de amortizaciones, desglose por anualidades de los presupuestos de colaboración (todas) y el detalle del coste del personal, incluyendo horas trabajadas y coste por hora, todo ello separado por años.

  • 1.4.3. Identificación de la procedencia de los recursos: propia empresa, subvenciones, créditos,etc.
1.5. Otros aspectos:  
  • 1.5.1. Información complementaria que se considere conveniente para una mejor comprensión del proyecto. 

Memoria Contable 

Recursos aplicados al proyecto.  

  1. Personal.
  2. Colaboraciones externas:
  • 2.1. Universidades, organismos públicos de investigación y centros de innovación  y tecnología, etc. Reconocidos y registrados según RD 2609/1996.  
  • 2.2. Otros (empresas privadas, asociaciones, etc.). 
  • 2.3. Activos materiales e inmateriales.
  • 2.4. Materiales fungibles.
  • 2.5 Otros (costes indirectos, viajes, formación, etc.).

Presupuesto total del proyecto.   

Que incluya: 

  • Ampliación del apartado 2.1. CV del personal participante en el proyecto y la descripción.
  • Ampliación del apartado 2.2. Detalles que va a realizar cada entidad colaboradora. 
  • Ampliación del apartado 2.3. Ficha de activos materiales e inmateriales. 
  • Ampliación del apartado 2.4. Ficha de materiales fungibles. 
  • Ampliación del apartado 2.5. Ficha de otros costes y gastos. 
  • Ficha de desviaciones. Cuando las desviaciones entre lo presupuestado y el gasto incurrido en el proyecto en el ejercicio que se auditan sean mayores a un 20%, se deberá de completar esta tabla (sólo para informes de tipo A). 
  • Ficha de documentos justificativos del gasto/coste. Este apartado se refiere a los gastos incurridos en el ejercicio fiscal que se audita contablemente. Se incluiran:
    • Detalle justificativo del coste de todo el personal involucrado.
    • Detalle de las facturas en activos materiales e inmateriales.
    • Detalle de las facturas del material fungible.
    • Detalle de los gastos/costes de las colaboraciones externas.
    • Detalle de otros gastos.

La documentación de la ejecución deberá contener toda la documentación precisa (facturas, justificantes, etc.) para la adecuada realización de la auditoría contable. 

En aquellos documentos justificativos que reflejen el gasto o la inversión (por ejemplo facturas o contratos) y cuyo importe suponga un 20% o más respecto del total del proyecto (en el ejercicio fiscal analizado), el Experto Contable en todo caso, deberá comprobar expresamente y cercionarse del devengo asociado.

En todo caso, y con carácter general, deberán señalarse los criterios de imputación temporal utilizados o que pretende utilizar el sujeto pasivo, para incluir dichos gastos e inversiones en la base de la deducción. Cuando la fecha del justificante del gasto no esté dentro del ejercicio fiscal evaluado, en caso de aceptación, se especificará y justificará el periodo en que el servicio ha sido devengado, y en su caso, el gasto o inversión imputable a dicho periodo.

Para las colaboraciones externas, además de lo que se demande en virtud de lo señalado en los párrafos anteriores, se adjuntarán todos los documentos que sean necesarios (por ejemplo convenios, contratos, ofertas) que describan con detalle el contenido de la colaboración (como mínimo, aunque no siempre suficiente, a criterio de la entidad de certificación, se mostrará el desglose de las actividades o servicios realizados por conceptos, distribución temporal en la vida del proyecto, y partidas presupuestarias asociadas).

Memoria según la Norma UNE 16001:2006

La memoria de un proyecto que solicite certificarse frente a la norma UNE 166001 deberá incluir como mínimo los siguientes contenidos: 

1. Memoria Técnica - Guía de Contenidos del Proyecto.

1.1. Memoria del proyecto.

Introducción a la memoria con una breve explicación de la actividad y de los objetivos de la empresa, así como otros proyectos realizados anteriormente y que guarden relación con el proyecto que se certifica.

  • 1.1.1. Resumen del proyecto. Estructura general de los trabajos y objetivos del proyecto. 

Definir el objetivo, problema a resolver (industrial, económico, social,etc.) y describir los principales elementos de I+D+i que forman parte de esos objetivos, diferenciando los que corresponden a investigación, desarrollo o innovación tecnológica, explicando claramente el criterio utilizado. La justificación tendrá en cuenta: 

  • Estado de la situación técnica actual. 
  • Limitaciones técnicas del estado actual, describiendo la situación tecnológica actual del sector, describiendo las desventajas y limitaciones para alcanzar los objetivos del proyecto. 
  • Novedades introducidas: nuevos conocimientos, avances en desarrollo, avances tecnológicos.
  • Este apartado concluirá con una división en dos grupos:
    • A) Relación de actividades que constituyen actividades de I+D.
    • B) Relación de actividades que constituyen IT
  • Oportunidades que ofrece el proyecto y su importancia para las partes interesadas, como contribución del mismo al progreso.
  • Estrategias y metodología general para alcanzar los objetivos marcados.
  • Descripción de los logros del proyecto.
  • 1.1.2. Innovación y Novedad del proyecto.
    • Estudio del estado del arte. Debe incluir una descripción detallada del estado actual de los conocimientos, productos, procesos y tecnologías en el ámbito de interés para la organización (internacional, nacional, sectorial y propio de la organización) en relación con los objetivos del proyecto, identificando las desventajas y/o limitaciones de lo ya existente.
    • Avances científicos y/o técnicos que propone el proyecto. Descripción del logro de los objetivos, tomando como punto de partida la situación planteada en el estudio del estado del arte.
    • Protección de la propiedad de los resultados. Se deberá de indicar si la empresa que realiza el proyecto pretende proteger los resultados del proyecto, patentes, etc.
    • Legislación y otras regulaciones. Mencionar en caso de que aplique la legislación y otro tipo de normas que afecten específicamente al proyecto. Igualmente, cuando aplique se deben aportar acuerdos de colaboración o contratos necesarios para la ejecución del proyecto (ver apartado 1.2.3).

1.2. Planificación: 

  • 1.2.1. Planificación, estructura del proyecto, diferentes subprocesos y fases, trabajos y conclusiones al finalizar cada fase. 
    • Definir objetivos y resultados previstos en el proyecto. 
    • Planificación con la estructura de las distintas fases y tareas, y cómo interactúan entre si. Deberá especificarse para cada fase o tarea planteada la fecha y plazos de ejecución previstos. Es aconsejable la presentación de estos resultados en forma de diagrama de flujo, que puede ser tipo "Gantt" o "Pert".
    • Definir los hitos más relevantes del proyecto.
    • Tanto en planificación como en ejecución es muy importante incluir las actividades y pruebas realizadas, resultados de las mismas, conclusiones, planes, esquemas, diseños, actas, etc. a realizar o ya realizadas, separadas por fechas de realización y/o para las que están planificadas. 
  • 1.2.2. Identificación y gestión de riesgos y puntos críticos
    • Se deberá disponer de procedimientos que permitan analizar y resolver los riesgos y puntos críticos que puedan afectar de manera relevante a la ejecución del programa de trabajo. 
  • 1.2.3. Estructura organizativa y personal.
    • Estructura de la organización . Se deberán definir las aptitudes, formación inicial, conocimientos y experiencia del personal que trabaja en el proyecto y los CV del personal participante en el proyecto y descripción. 
    • Estructura de la participación de terceros en el proyecto, donde se deberá incluir el detalle de la labor y duración de la colaboración en cada una de ellas.
  • 1.2.4. Control del Programa de Trabajo.
    • Se deberá disponer de planes de trabajo en los que se determine el ritmo de revisiones del programa así como la frecuencia de recogida de datos para asegurar el control adecuado de las fases, tareas y resultados del proyecto. 
  • 1.3. Presupuesto:
    • Se debe tener en cuenta que el presupuesto debe estar basado en la estimación de costes y en la planificación, siendo coherente con los requisitos del proyecto. Debe incluir todos los costes necesarios. Para el análisis de los recursos empleados, se debe de especificar cómo y dónde se ha obtenido y cómo se asignan, además de tener en cuenta también las posibles limitaciones de los mismos. 
  • 1.3.1. Recursos asignados al proyecto.
    • Planificación de los recursos. Se debe establecer un mecanismo para identificar que recursos son requeridos por el proyecto y cuándo se aplican, teniendo siempre en cuenta la planificación del proyecto. 
      • Justificación de cuándo y por qué son necesarios todos los recursos. 
      • Justificación de la adquisición de materiales, equipos, etc. 
      • Cálculo detallado de amortizaciones. 
      • Desglose por anualidades de los presupuestos de colaboración (todas). 
      • Detalle del coste de personal, incluyendo horas trabajadas y coste hora, todo ello separado por años. 
  • 1.3.2. Estimación y Control de costes.
    • Se deben identificar claramente todos los costes del proyecto (por ejemplo personal propio, contratación externa, equipos, materiales, etc.) su distribución en el tiempo y su conexión con la estructura de desglose de tareas.
    • Como se indica en el apartado 1.3. y por exigencia del MITYC este apartado deberá referirse a los costes totales de los grupos A) y B) de dicho apartado.
  • 1.4. Control de la documentación del proyecto:
    • Se debe tener definido un sistema de gestión del proyecto. Este sistema deberá incluir mecanismos para identificar, registrar y archivar toda la documentación generada durante el proyecto.
    • Esta documentación deberá conservarse durante el periodo que estime oportuno la organización (es recomendable que sea al menos tres años).
  • 1.5. Seguimiento del proyecto:
    • Se deberá recoger periódicamente y al cierre del proyecto el grado de avance en la ejecución del programa de trabajo descrito, mediante la realización de informes técnico-económicos. Estos informes deben incluir los resultados obtenidos y los gastos incurridos, así como las desviaciones con respecto a lo inicialmente planificado.

Memoria Contable 

Recursos aplicados al proyecto.  

  • 1. Personal
  • 2. Colaboraciones externas:
    • 2.1. Universidades, organismos públicos, etc. según RD 2609/1996
    • 2.2. Otros (empresas privadas, asociaciones, etc.).
  • 3. Activos materiales e inmateriales.
  • 4. Materiales fungibles.
  • 5. Otros.
Presupuesto Total del Proyecto:

Tal y como se estipula en el punto 1.4.1.

  • Ampliación del apartado 1.1. 
  • Ampliación del apartado 1.2. 
  • Ampliación del apartado 1.3.
  • Ampliación del apartado 1.4. 
  • Ampliación del apartado 1.5. 
  • Fichas de desviaciones. Cuando las desviaciones entre lo presupuestado y el gasto incurrido en el proyecto en el ejercicio que se audita sean mayores de un 20% se deberá completar esta tabla. 
  • Ficha de documentos justificativos del gasto/coste. Este apartado se refiere a los gastos incurridos en el ejercicio fiscal que se audita contablemente. Se incluirán:
    • Detalles justificativos del coste de todos los trabajadores involucrados en el proyecto.
    • Detalle de las facturas de activos materiales e inmateriales.
    • Detalle de las facturas del material fungible.
    • Detalle de los gastos/costes de las colaboraciones externas (todas).
    • Detalle de otros gastos.
La documentación de la ejecución deberá contener toda la documentación precisa (facturas, justificantes, etc.) para la adecuada realización de la auditoría contable.