Para asegurarse que su sistema de gestión sigue siendo eficaz, y hacer un seguimiento de los avances que se han realizado desde nuestra última visita. Las visitas se realizan en intervalos regulares.
El objetivo de las visitas temáticas es confirmar que el sistema de gestión aprobado:
- Se mantiene.
- Sigue operativo.
- Ofrece mejoras continuas.
Contacto previo a la visita
Para clientes que son…
a) Nuevos en el enfoque: El auditor analizará el nuevo enfoque y la mejor manera de introducirlo en su empresa y acordar las modalidades de dialogo con la alta dirección en la sesión inaugural.
b) Utilizan el enfoque: El auditor confirma que el tema seleccionado en la visita anterior sigue siendo pertinente y que dispone de las personas adecuadas. Los auditores aceptarán modificaciones en el tema, si es necesario.
Si la próxima visita planificada es una visita de renovación del certificado, los auditores introducirán los principios de Revisión, Previsualización y Planificación.
Conversaciones con la alta dirección
El auditor:
- Explica lo que LRQA va a hacer de manera diferente en esta visita y por qué.
- Identifica qué aspectos son importantes para el cliente y sus grupos de interés y selecciona el tema de la visita.
- Señala en donde pueden ser usados los sistemas de gestión para impulsar la mejora de los resultados en esos aspectos.
- Escucha su opinión sobre aspectos del tema seleccionado para la visita y lo tiene en cuenta en su auditoría.
- Discute los futuros objetivos de su organización y propone oportunidades para futuras visitas temáticas.
Plan de visita
Con el tema acordado para la visita (o para visitas futuras) el auditor determinará los departamentos, los controles de procesos y los sistemas están relacionados con el tema y que son auditables:
Plan de Visita = Tema + Personas, Procesos y Controles + Sistemas a auditar.
Flexibilidad del futuro plan - Los planes de visitas futuras deben ser flexibles. Si las circunstancias cambian, por ejemplo por una queja de un cliente importante o un incumplimiento normativo, LRQA es capaz de modificar el tema de la visita, o introducir uno nuevo. De esta manera se abordan siempre aspectos de interés actual para nuestro cliente o sus grupos de interés.
Realización de la visita
Durante la visita el auditor:
- Audita el tema a través de las áreas previstas. El auditor puede seguir caminos que no se identificaron en el plan original, si son importantes para el tema.
- Utiliza la auditoría de las áreas para confirmar que los sistemas de control son operativos y que se están utilizando con eficacia.
- Determina si el Sistema de Gestión se está utilizando para gestionar o mejorar los aspectos relacionados con el tema identificado.
- Informa de cualquier debilidad en el sistema y de su eficiencia, y sugiere potenciales mejoras.
Informe de la visita
El informe de visita contiene:
- Un resumen de las conversaciones con la alta dirección.
- El seguimiento de una muestra de proyectos de mejora a largo plazo.
- Las rutas de auditoría y las evidencias que se han examinado, junto con la evaluación y las conclusiones.
- El registro de todas las conclusiones.
- La conclusión general sobre la eficacia del sistema de gestión en relación con el tema de la visita y en el cumplimiento de los requisitos de la norma de referencia.
- Los temas y áreas para las próximas visitas.
- Una retroalimentación para la alta dirección.
En la reunión final el auditor:
- Da una visión general de sus hallazgos y establece sus conclusiones.
- Destaca cómo el Sistema de Gestión le ayuda a impulsar mejoras en el tema de la visita.
- Describe los puntos débiles del sistema relacionados con el tema y explica los posibles impactos negativos en su negocio.