Guía de los 10 errores a evitar en la implantación de OHSAS 18001

Esta guía proporciona una breve introducción a la norma OHSAS 18001 y perfila los 10 errores más comunes que las organizaciones cometen en la implantación de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) según la norma OHSAS 18001.

Actualmente, las organizaciones están sometidas a presiones comerciales, reguladoras y éticas para controlar los riesgos asociados a su actividad. La mayoría de las organizaciones creen cumplir con la legislación vigente en seguridad y salud laboral, pero muchas están descubriendo las ventajas de enfocar la gestión de la seguridad y salud en el trabajo bajo una certificación de OHSAS 18001.

Mick Fredriks, Director Técnico de Seguridad y Salud, y Tim Dove, Formador en Calidad, Medio Ambiente, y en Seguridad y Salud, han redactado esta guía utilizando los valiosos inputs basados en la experiencia de los Auditores de LRQA durante los años 2007 a 2012.

¿Qué es OHSAS 18001?

OHSAS 18001 es la norma internacional para la gestión de la seguridad y la salud en el trabajo, y fue desarrollada en respuesta a las demandas de la industria. La norma define los requisitos de seguridad y salud en el trabajo aplicables a cualquier organización, ya sea una gran multinacional o una pequeña empresa. La implantación de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo robusto y eficaz ayuda a las organizaciones a convertir peligros incontrolados en riesgos controlados, y así salvaguardar mejor el bienestar tanto de las personas como del negocio. Nuestros técnicos especialistas, con más de 11 años de experiencia en auditoría, han estado involucrados en el desarrollo de la norma OHSAS 18001, por lo que están capacitados para ayudarle a evitar los 10 errores más comunes cometidos por las organizaciones en la implantación de un SST según OHSAS 18001. 

Los 10 errores más comunes en la implantación de OHSAS 18001 son:

1. Creer que las inspecciones de seguridad son auditorías de sistemas

  • Causas/Síntomas típicos: Algunas organizaciones creen que las inspecciones de seguridad son auditorías de sistemas, y por lo tanto no suelen mejorar las condiciones de seguridad, o lo hacen muy despacio, ya que las inspecciones de seguridad no exigen implantar acciones correctivas de las misma manera que las auditorías de sistemas. Esto a menudo produce fracasos en el funcionamiento de los sistemas de gestión.
  • Soluciones potenciales: Para ayudar a cambiar ideas, debe continuar realizando inspecciones de seguridad para poder hacer un seguimiento del control operacional (cl 4.4.6). Asegúrese de que su equipo de auditores ha recibido la formación adecuada, así como de que la Alta Dirección posee un alto nivel de calidad en la realización de reuniones de revisión del sistema de gestión SST.

2. Programas de Auditoría no basados en riesgos

  • Causas/Síntomas típicos: A menudo, los programas de auditoría no están basados en los riesgos ya que las organizaciones sólo revisan las cláusulas de la norma pero no han identificado los fallos de los controles de los peligros significativos, la que hace que el sistema de auditoría se desprestigie por basarse sólo en la búsqueda de errores.
  • Soluciones potenciales: Priorizar los peligros en base a su importancia y a la falta de control, y revisar los programas de auditoría. Las organizaciones deben formar a sus empleados en los peligros significativos y los controles esperados sobre dichos peligros.

3. "Otros requisitos" no es tenido en cuenta

  • Causas/Síntomas típicos: A menudo las organizaciones tienen requisitos de asociaciones, grupos de empresa, y otras exigencias contractuales que provocan contratos no renovados o penalizaciones en la aplicación de alguna cláusula.
  • Soluciones potenciales: resulta vital identificar que "otros requisitos" (otros requisitos más estrictos que los legales de SST) o exigencias contractuales son aplicables al negocio, para que sean tenidos en cuenta dentro del sistema de gestión de SST. Al igual que los requisitos legales, los "otros requisitos" deben ser identificados, revisados e incluidos en los registros o listas de requisitos legales a cumplir.

4. Falta de vinculación entre objetivos de SST y resultados de la evaluación de riesgos

  • Causas/Síntomas típicos: A menudo no se vinculan los objetivos de SST con los resultados de la evaluación de riesgos, lo que provoca que se hagan las cosas porque son fáciles y rápidas de fijar, dejando riesgos significativos sin mejorar. Esto se debe al enfoque de los recursos de forma inapropiada sobre los riesgos menos significativos.
  • Soluciones potenciales: Para reconducir esta deficiencia, resulta esencial la concienciación y responsabilidad real de la Dirección para garantizar la priorización eficaz de los niveles de riesgos. La revisión por parte de la Dirección ayuda en el proceso para asegurar que los objetivos están enfocados en las de mayor riesgo.

5. Las organizaciones pretenden evaluar los riesgos de todo

  • Causas/Síntomas típicos: Las organizaciones suelen intentar evaluar todos los aspectos, generando miles de evaluaciones de riesgo. Debido al exceso de información y de documentación, pocos son leídos y muchos son duplicados. La consecuencia, es la creación de muchas acciones correctivas no necesarias.
  • Soluciones potenciales: Se aconseja no realizar evaluaciones de riesgo sólo basándose en su capacidad de hacerlo. Debe priorizar sus esfuerzos y enfocar los procesos a un número reducido de peligros significativos. Recuerde que una evaluación del riesgo es un instrumento de gestión que debe reflejarse en información, prácticas, procesos, procedimientos, etc...con el fin de mantener la seguridad de los empleados.

6. Registros no accesibles

  • Causas/Síntomas típicos: Los registros no suelen estar accesibles por razones como por ejemplo archivos electrónicos almacenados en ordenadores personales, archivos perdidos debidos a cambios del personal, cambios en la localización de la organización, o reorganización, dificultando así la confirmación de la seguridad del equipo para poder ser usado, de que el personal es competente, y/o que los registros de incidentes se mantienen.
  • Soluciones potenciales: Para garantizar que los registros están accesibles, se aconseja que las organizaciones almacenen los registros en discos compartidos, sobre los que de manera rutinaria se realicen copias de seguridad , y tan sólo se mantengan copias en soporte de papel en caso de considerarse crítico para el negocio. Deben definirse claramente los registros de SST cuya conservación resulta necesaria, el lugar de archivo, el medio en que deben ser guardados, y el tiempo de conservación.

7. Mucha seguridad y poca salud

  • Causas/Síntomas típicos: Las organizaciones tienden a preocuparse mucho por la seguridad pero poco por la salud, lo cual puede provocar un absentismo excesivo por problemas crónicos. Niveles altos de incidentes relacionados con la salud laboral podrían estar relacionados con problemas de estrés, alteraciones de la piel, dolores musculares, problemas pulmonares, perdida de audición, etc... 
  • Soluciones potenciales: Las organizaciones deben revisar su proceso de evaluación del riesgo para asegurar que este cubre la salud y los peligros de enfermedades crónicas, y educar a los trabajadores en todos los niveles de la organización en relación a temas de salud.

8. Seguimiento del comportamiento enfocado a accidentes

  • Causas/Síntomas típicos: Existe una tendencia a enfocar el seguimiento del comportamiento en SST en base al número de accidentes que ocurren, a menudo como consecuencia de la implantación de procedimientos inseguros, procesos, actividades de trabajo, o condiciones inseguras del lugar de trabajo y/o del equipo disponible.
  • Soluciones potenciales: Para identificar el potencial de que se produzcan accidentes, en primer lugar las organizaciones deben revisar los procedimientos, procesos y actividades de trabajo utilizados en las operaciones de las diferentes áreas de negocio. Es recomendable aplicar métodos de análisis como los árboles de causas, "what if", etc... Las organizaciones deben asegurar que sus instalaciones y equipos son inspeccionados según se requiera, y mantener los registros adecuados  a fin de garantizar que éstos son seguros. los resultados de las auditorías, los accidentes y los incidentes deben ser analizados al igual que se hace con los resultados de negocio. El seguimiento periódico debe realizarse al menos con la misma frecuencia con el que se realiza el seguimiento de los datos financieros de la organización.

9. Revisión ineficaz por parte de la Dirección 

  • Causas/Síntomas típicos: A menudo las revisiones de la Dirección son ineficaces ya que muchas organizaciones no confirman la continua conveniencia del sistema de gestión de SST. Por este motivo, no se producen reacciones ante un funcionamiento pobre del sistema ni ante la necesidad de cambios en los requisitos, procesos y/o recursos.
  • Soluciones potenciales: Para garantizar que las revisiones por parte de la Dirección son eficaces, ésta debe recibir información adecuada sobre sus responsabilidades. El equipo directivo debe analizar la información de SST y asegurar que las salidas se establecen y registran conforme a las exigencias de la cláusula 4.6.

10. La Seguridad y la Salud se deja al Gerente de Seguridad y Salud

  • Causas/Síntomas típicos: Frecuentemente cuando se pregunta a los trabajadores, quién es en última instancia el responsable de la seguridad y la salud, muchos responden el Gerente de Seguridad y Salud. Esto se debe a que muchos procedimientos dentro del sistema de gestión SST incluyen la siguiente frase: " si encuentra problemas, póngase en contacto con el Director de Seguridad y Salud de su organización".
  • Soluciones potenciales: Deben asegurarse de que la Alta Dirección tiene claramente definidas sus responsabilidades, ya que ellos son en última instancia los responsables. Es necesario que conozcan que aunque las funciones pueden ser delegadas, la responsabilidad no puede delegarse por lo que permanece en ellos. Asegúrese que los procedimientos definen a los Directores de línea sus responsabilidades en la corrección y en las acciones correctivas, y que tanto éstos como la Alta Dirección están correctamente formados para cumplir con sus responsabilidades en materia de SST.