Proceso de certificación

Business Assurance es una metodología única de auditoría, que se convierte en una potente herramienta de gestión para mejorar sus resultados y reducir sus riesgos, que por supuesto, parte de la conformidad o cumplimiento con la norma (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 22000,...)

Nuestro enfoque Business Assurance consiste en realizar auditorías adaptadas a su sistema de gestión, ayudándole a reducir sus riesgos operativos, partiendo de una auditoría de conformidad con todos los requisitos de la norma o esquema seleccionado. Nuestro enfoque único de auditoría se basa en tres pilares fundamentales; metodología basada en el riesgo, visitas temáticas y mejora continua, que añaden valor a los tradicionales procesos de auditoría y certificación.

Gráfico Proceso Certificación

Para mayor información acerca de nuestro enfoque de auditoría Business Assurance visite nuestra página.

Nuestro proceso de auditoría consta de tres etapas:

Fase 1: Revisión documental

Antes de realizar su auditoría, necesitamos saber si está preparado. Esto generalmente lo hacemos en nuestra primera visita durante la fase 1.   

Fase 1 - Visita

Durante la visita:

  • Evaluamos la ubicación y condiciones específicas de su organización.
  • Mantenemos entrevistas con los miembros de su organización para saber su nivel de preparación para la segunda visita.
  • Analizamos el nivel de comprensión de los requisitos de la norma y su progreso en el cumplimiento de éstos.
  • Recopilamos información sobre el alcance de su sistema de gestión, de sus procesos y ubicación de su organización, y los aspectos legales, normativos y de cumplimiento relacionados. Por ejemplo, estos podrían incluir los aspectos medio ambientales o legales del funcionamiento de su organización y los riesgos asociados.
  • Acordamos los detalles de la segunda visita de fase 2 y asignamos los recursos.
  • Tratamos de entender su sistema de gestión y operaciones para saber en qué aspectos centrar la planificación de la segunda visita. 
  • Vemos si su organización está planificando y realizando auditorías internas y la revisión por la dirección.
  • Comprobamos que el nivel de implantación del sistema de gestión es el necesario para que podamos llevar a cabo nuestra visita de fase 2.

Informes

Documentamos los resultados de la visita y se los comunicamos antes de que nuestro equipo de auditoría abandone sus instalaciones. Le contamos si existen áreas de atención que podrían ser categorizadas como no-conformidad durante la auditoría de fase 2. El tiempo entre las dos visitas dependerá del tiempo que estimemos que puede tardar en resolver las áreas de atención de la primera visita de fase 1.

Fase 2: Auditoría

Ya está listo para su auditoría inicial. Esta visita se realiza en sus instalaciones. Su propósito es evaluar la implementación y efectividad de su sistema de gestión. Le evidenciamos que el sistema de gestión cumple con la norma y otros requisitos de certificación. 

Fase 2 - Visita y auditoría inicial

Durante la visita, nuestro equipo auditor evaluará las actividades de su organización suficientes para que ser capaces de tomar decisiones sobre la aplicación y eficacia del sistema de gestión. Entrevistaremos al personal, incluida la alta dirección y personal de operaciones, para poder estar seguros de que el sistema se aplica y entiende en toda la organización.

El equipo de auditores analizará toda la información y pruebas reunidas durante las dos visitas para decidir si todos los requisitos de certificación se han cumplido y si existe cualquier no conformidad. El equipo podrá proponer oportunidades de mejora en base a su experiencia.

Examinaremos su sistema de gestión para abordar como mínimo los siguientes puntos:

  • Información y pruebas sobre la conformidad con todos los requisitos de la norma.
  • Seguimiento, medición, registro y revisión conforme a los objetivos y metas clave.
  • Sus sistema de gestión y resultados en lo referente a cumplimiento legal. 
  • Control de operaciones.
  • Auditorías internas y revisión de la gestión.
  • Responsabilidad de la dirección de las políticas de su organización.
  • Relación entre los requisitos de la norma(s), política, objetivos y metas de resultados, así como cualquier requisito legal aplicable, responsabilidades, competencias del personal, operaciones, procedimientos, datos de desempeño y resultados de auditorías internas.

Informe

Una vez finalizada la visita de fase 2, el equipo de auditoría redacta las conclusiones en el informe de la visita. En este informe se registran los resultados de la auditoría, las áreas de mejora y las no conformidades identificadas y acordadas. Normalmente, el equipo auditor le entrega el informe antes de abandonar sus instalaciones.

Para asegurarse que su sistema de gestión sigue siendo eficaz, y hacer un seguimiento de los avances que se han realizado desde nuestra última visita. Las visitas se realizan en intervalos regulares.

El objetivo de las visitas temáticas es confirmar que el sistema de gestión aprobado:

  • Se mantiene.
  • Sigue operativo.
  • Ofrece mejoras continuas.

Contacto previo a la visita

Para clientes que son…

a) Nuevos en el enfoque: El auditor analizará el nuevo enfoque y la mejor manera de introducirlo en su empresa y acordar las modalidades de dialogo con la alta dirección en la sesión inaugural. 

b) Utilizan el enfoque: El auditor confirma que el tema seleccionado en la visita anterior sigue siendo pertinente y que dispone de las personas adecuadas. Los auditores aceptarán modificaciones en el tema, si es necesario.

Si la próxima visita planificada es una visita de renovación del certificado, los auditores introducirán los principios de Revisión, Previsualización y Planificación.

Conversaciones con la alta dirección

El auditor:

  • Explica lo que LRQA va a hacer de manera diferente en esta visita y por qué.
  • Identifica qué aspectos son importantes para el cliente y sus grupos de interés y selecciona el tema de la visita.
  • Señala en donde pueden ser usados los sistemas de gestión para impulsar la mejora de los resultados en esos aspectos. 
  • Escucha su opinión sobre aspectos del tema seleccionado para la visita y lo tiene en cuenta en su auditoría.
  • Discute los futuros objetivos de su organización y propone oportunidades para futuras visitas temáticas.

Plan de visita

Con el tema acordado para la visita (o para visitas futuras) el auditor determinará los departamentos, los controles de procesos y los sistemas están relacionados con el tema y que son auditables:

Plan de Visita = Tema + Personas, Procesos y Controles + Sistemas a auditar.

Flexibilidad del futuro plan - Los planes de visitas futuras deben ser flexibles. Si las circunstancias cambian, por ejemplo por una queja de un cliente importante o un incumplimiento normativo, LRQA es capaz de modificar el tema de la visita, o introducir uno nuevo. De esta manera se abordan siempre aspectos de interés actual para nuestro cliente o sus grupos de interés.

Realización de la visita

Durante la visita el auditor:

  • Audita el tema a través de las áreas previstas. El auditor puede seguir caminos que no se identificaron en el plan original, si son importantes para el tema.
  • Utiliza la auditoría de las áreas para confirmar que los sistemas de control son operativos y que se están utilizando con eficacia.
  • Determina si el Sistema de Gestión se está utilizando para gestionar o mejorar los aspectos relacionados con el tema identificado.
  • Informa de cualquier debilidad en el sistema y de su eficiencia, y sugiere potenciales mejoras. 

Informe de la visita

El informe de visita contiene:

  • Un resumen de las conversaciones con la alta dirección.
  • El seguimiento de una muestra de proyectos de mejora a largo plazo.
  • Las rutas de auditoría y las evidencias que se han examinado, junto con la evaluación y las conclusiones.
  • El registro de todas las conclusiones.
  • La conclusión general sobre la eficacia del sistema de gestión en relación con el tema de la visita y en el cumplimiento de los requisitos de la norma de referencia.
  • Los temas y áreas para las próximas visitas.
  • Una retroalimentación para la alta dirección.

En la reunión final el auditor:

  • Da una visión general de sus hallazgos y establece sus conclusiones.
  • Destaca cómo el Sistema de Gestión le ayuda a impulsar mejoras en el tema de la visita.
  • Describe los puntos débiles del sistema relacionados con el tema y explica los posibles impactos negativos en su negocio.