Respuestas de LRQA a las 10 preguntas más frecuentes sobre ISO/DIS 9001:2015

Expertos de LRQA en el área de la Calidad a nivel internacional, dan respuesta a las diez preguntas más frecuentes sobre la norma ISO/DIS 9001:2015, cuya fecha de publicación prevista por ISO es finales de septiembre de 2015.

Q.1 - Ahora que ya ha sido publicado el Borrador de la Norma Internacional ISO 9001:2015 (DIS), ¿Qué es lo primero en lo que deben pensar o hacer las organizaciones certificadas en la norma ISO 9001:2008?

El primer paso es obtener una copia de DIS. La publicación de ISO/DIS 9001:2015 implica la primera vez que todos los usuarios de la norma, actuales y futuros, pueden acceder y revisar los cambios propuestos en la norma ISO 9001, lo cual marca el comienzo oficial del proceso de transición para las organizaciones.

El cambio más grande dentro del documento ISO/DIS 9001:2015, es la introducción del Anexo SL, que establece una estructura consistente con 10 cláusulas, así como una terminología común y definiciones aplicables a todas las Normas de Sistemas de Gestión ISO (NSG).

Conjuntamente, resulta esencial para la comprensión de la fase de desarrollo y de la guía de transición propuesta, leer y analizar las comunicaciones publicadas por ISO y por su organismo de certificación. La organización ISO tiene prevista la publicación de nuevas guías para la transición, además de una guía para la interpretación e implementación de la nueva norma ISO 9001:2015. Todavía queda más de un año para la publicación de la nueva versión de la norma completamente revisada, la cual ISO afirma que será en septiembre de 2015.

Es recomendable que empiece ya a entender algunas de las nuevas y revisadas áreas dentro la norma ISO/DIS 9001:2015. Analice cómo su organización está gestionando esas áreas y cómo esto se relaciona con su calidad y con sistema de gestión integrado. Elabore un Plan general y un calendario de cuándo estableciendo cuándo y cómo revisar su sistema de gestión para obtener una visión inicial sobre la posición de su organización en los cambios propuestos por la nueva versión de la norma.

Valore la posibilidad de formación, para usted y para las personas clave involucradas en el sistema de gestión, y la necesidad de desarrollado de sus conocimientos y habilidades para ayudar a su organización en la implantación de los cambios propuestos.

Q.2 - ¿Cuáles son las nuevas y revisadas áreas de la norma ISO/DIS 9001:2015?

El Anexo SL es el único gran cambio dentro del documento ISO/DIS 9001:2015. Algunos de los temas nuevos incluidos en la norma ISO 9001 son entre otros:

  • A) Contexto organizacional (cláusula 4)
  • B) Conocimiento (cláusula 7)
  • C) Control de productos/servicios proporcionados externamente “Outsourcing” (cláusula 8)
  • D) Introducción formal del enfoque basado en el riesgo (varias cláusulas)    

-    Parte de las áreas de la norma que han sido revisadas o que ahora contienen más información específica, debe ser analizada por las organizaciones para:

  • 1) Mayor énfasis en el compromiso de la Alta Dirección con la norma ISO 9001 (cláusula 5)
  • 2) Cambio de gestión (cláusula 6)
  • 3) Rendimiento y evaluación (cláusula 7)
  • 4) Revisión por parte de la Dirección (cláusula 9)
  • 5) Repetidas referencias al enfoque basado en procesos (varias cláusulas)

Q. 3 - ¿Se modifican los consejos para organizaciones que tiene Sistemas de Gestión Integrados (ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001)?

La norma ISO 14001 está en proceso de revisión, y  la nueva versión contendrá también el Anexo SL con un texto básico y una estructura de alto nivel común, por lo que cualquier conocimiento que se adquiera como preparación para la nueva versión de la norma ISO 9001, es probable que le sea útil para la comprensión de la próxima versión de ISO 14001.

En un futuro, cuando se publique la norma ISO 45001 (sucesora de OHSAS 18001), ésta también incluirá en su Anexo SL un texto básico y una estructura de alto nivel común.

A primera vista, el Anexo SL se ha creado para facilitar el proceso de redacción de las normas, pero en realidad, los verdaderos beneficiados de esta introducción son los consumidores y las organizaciones al entender y apreciar el valor de un idioma común en los entre los diferentes Sistemas de Gestión.

Esta estructura común promoverá la integración de las normas de sistemas de gestión, lo cual repercutirá en un aumento de los beneficios y de la eficiencia en tiempo para las organizaciones al proporcionar una visión más completa de las organizaciones – que a menudo abarcan múltiples ubicaciones, geografías y proveedores.

Q. 4 - ¿Es demasiado pronto para que las organizaciones empiecen a pensar en formación en la norma ISO 9001:2015?

Nunca es demasiado pronto para empezar a conocer y entender los aspectos que pueden hacer que su sistema de gestión sea más eficaz y aporte mayores beneficios a su organización. Esta revisión de ISO/DIS 9001:2015 incluye el requisito actualizado con las buenas prácticas de gestión.

Se han producido cambios importantes desde la última revisión significativa realizada hace 15 años de la norma ISO 9001. De hecho, muchas organizaciones han progresado más allá de establecido en los requisitos de la norma ISO 9001:2008, ya que su organización y sus partes interesadas esperaban más de su Sistema de Gestión. Por eso, toda formación que ayude a entender el nuevo enfoque y los nuevos temas introducidos en la norma ISO/DIS 9001:2015 será beneficiosa tanto a nivel individual como organizacional. Si desea que su organización sea de las primeras en certificarse bajo la norma ISO 9001:2015, le aconsejamos que se plantee iniciar ya su formación en la nueva versión de la norma.

Q.5 - ¿Cuáles son las principales partes interesadas dentro de medianas y grandes organizaciones en relación con la revisión de ISO 9001?

Probablemente, de manera interna la parte interesada de más importante es la Alta Dirección. La revisión de la norma ISO 9001 requiere una mayor conocimiento del entorno exterior, gestión del riesgo y mayor responsabilidad de la Alta Dirección “Liderazgo de calidad” como refuerzo de la relación entre el sistema de gestión y la calidad del producto/servicio ofrecido por las organizaciones. Hay un mayor énfasis en su participación directa o supervisión para el diseño, implantación y funcionamiento del sistema de gestión de la organización y para garantizar que el SGC forma parte de los procesos de negocio de la organización. Cuando esto se hace bien, el SGC se convierte en una potente herramienta para la Alta Dirección en el cumplimiento de sus responsabilidades de gobierno y de control interno, así como de excelente fuente de datos  sobre el rendimiento para la de decisiones.

Q.6 - ¿Cómo pueden afectar los cambios a las organizaciones más pequeñas?

Todas las novedades y modificaciones en los requisitos deben ser fácilmente aplicables en las organizaciones más pequeñas. La naturaleza contextual de la norma ISO/DIS 9001:2015 hace que su enfoque y grado de formalidad sean apropiados para el entorno operativo de toda organización. En pocas palabras, una organización no debería tener que implantar medidas extraordinarias más allá de las necesarias para cumplir con su cliente y con sus requisitos reglamentarios de producto/ servicio, sino que debería conseguirlo a través de un enfoque basado en la norma ISO 9001.

El enfoque para un sistema de gestión varía más en las pequeñas empresas. Sin embargo, el propósito y resultado esperado sigue siendo el mismo, es decir que se cumplan los requisitos del cliente y los reglamentos aplicables.

Q.7  - Así, con los nuevos y revisadas ​​características de la norma ISO/DIS 9001:2015, ¿Afectará la revisión de la norma ISO 9001 a las organizaciones de la misma manera, con independencia de su tamaño y ubicación geográfica?

El impacto potencial de la norma ISO/DIS 9001:2015 depende de cada organización y de su SGC individual. Factores como la madurez y complejidad de la actual norma ISO 9001:2008, la existencia de otros sistemas de gestión (como ISO 14001 u OHSAS 18001), y los sistemas de evaluación y gestión del riesgo implantados en cada organización, influirán en el nivel de cambio necesario para satisfacer los futuros requisitos de la norma ISO 9001:2015.

Q.8  - ISO ha anunciado septiembre de 2015 como fecha prevista para la publicación de la norma ISO 9001:2015 ¿Debemos estar preparados para realizar de forma inmediata la transición a la nueva versión de la norma?

No, en absoluto. ISO ha comunicado que las organizaciones dispondrán de un periodo de tres años a partir de la fecha de publicación para realizar la transición a la nueva versión de la norma, y pueden iniciar el proceso en cualquier punto dentro de este período. Algunas organizaciones optarán por iniciar el proceso dentro de su próximo ciclo de certificación, pero muchas desearán ser de los primeros en iniciar la transición debido al aumento de la funcionalidad que la norma ISO 9001:2015 entregará unida a la ventaja de un claro compromiso con las mejores prácticas de las partes interesadas.

Inicio de la planificación de la transición de forma temprana, incluyendo la publicación y la comunicación de la fecha de transición, permitirá a las organizaciones gestionar de forma proactiva la transición a su propio ritmo.

Q.9 - ¿Pueden aún producirse grandes cambios antes de la publicación de la versión final de la norma ISO 9001:2015?

La publicación del Borrador de la Norma Internacional (DIS) es una fase importante para cualquier norma. Se ha consultado a los usuarios de la norma sobre el proceso de revisión a través de encuestas y debates con grupos sectoriales para conocer sus puntos de vista sobre qué es necesario cambiar y qué es necesario suprimir dentro de la norma. Se producirán debates que serán escuchados por los desarrolladores de la norma para adoptar cuantas observaciones y medidas consideren pertinentes y necesarias.

Como ya hemos comentado, el cambio más significativo en esta revisión se introduce a través del Anexo SL con un texto básico y una estructura de alto nivel. Aquí los redactores de normas tienen poca libertad de actuación sobre el texto, a pesar de recibir comentarios de los usuarios al respecto.

Como parte integrante del Comité Técnico de ISO 9001:2015, LRQA ha contribuido al desarrollo de la nueva versión de la norma, y en dicho proceso hemos visto hasta tres versiones distintas de este documento antes de su publicación. Aun así, las principales objeto de cambio, han sido siempre las mismas.

Q.10 - ¿Cuáles son los próximos pasos que deben seguir las organizaciones para su proceso de transición?

Comience centrando sus esfuerzos en aquellas áreas de DIS que sean completamente nuevas o que hayan sido revisadas, ya que son las áreas susceptibles de ser incluidas en el Plan de Transición.  Asegúrese de que su Director de Calidad y sus auditores internos conozcan y entiendan los cambios que el Anexo SL producirá sobre su SGC y cualesquiera otras normas de Sistemas de Gestión implantados en su organización.

Compruebe no sólo que su organismo de certificación conoce y comprende DIS, sino que también conoce y entiende las implicaciones que DIS tendrá sobre su SGC y sobre su organización en general. Involucre a su organismo de certificación para averiguar cómo un análisis de carencias y la formación en áreas específicas de la norma ISO 9001:2015, puede beneficiarle tanto a usted personalmente como su organización.

Diseñe su Plan de transición formal y asegúrese de que la Alta Dirección está involucrada en este proceso desde el principio. 

Para mayor información sobre la amplia gama de servicios que LRQA tiene a su disposición, incluyendo formación y análisis de carencias, para ayudar a su organización a realizar la transición a la norma ISO 9001:2015 revisada, póngase en contacto con nosotros a través de consultas@lr.org o visite nuestra página web www.lrqa.es.