Revisión de las normas ISO, ¿Aportará ventaja competitiva a las organizaciones?

Está finalizando la fase de desarrollo de lasrevisiones previstas de las normas ISO 9001 de Sistemas de Gestión de Calidad y de la norma ISO 14001 de Sistemas de Gestión Ambiental, lo cual supone un punto de inflexión para las organizaciones de todo el mundo ya que tendrán que tomar una decisión. Por un lado, pueden continuar con la gestión táctica de las normas ISO  "un medio para un fin” - considerando la certificación como "un ejercicio de cumplimiento de requisitos” que les licite para la consecución de negocios con las grandes organizaciones. O pueden aprovechar las revisiones como un catalizador hacia el cambio organizativo para realizar una gestión estratégica de su negocio a través de un sistema de gestión integrado y robusto certificado de forma independiente.

La actualización de ISO 9001, la norma de Sistemas de Gestión con mayor implantación a nivel mundial, con más de un millón de organizaciones certificadas, es la que ha generado mayor expectación entre los grupos de interés. La actualización, a menudo referida como ISO 9001:2015, tiene especial interés para los mercados económicos más maduros del mundo, sobre todo los de Europa Occidental, ya que representa el primer cambio significativo en la norma desde la actualización del año 2000, que introdujo la mejora continua en la norma. Para el desarrollo de los mercados de todo el mundo, especialmente en Asia, es probable que ISO 9001:2015 impulse aún más el crecimiento de las normas de Sistemas de Gestión, en las organizaciones que la requieran para demostrar las competencias básicas y su cumplimiento de las normas internacionales como un pre-requisito, conocido como "Licencia para la exportación”.

ISO 14001 tiene una base de clientes más pequeña, con organizaciones que tienen un SGA certificado por distintas razones:

  • obtener  ventaja competitiva a través de la demostración de un plan para limitar su impacto ambiental
  • reducir los costes en materias primas y residuos de energía gracias a una mejor identificación y gestión de las áreas del negocio
  • cumplir con la exigencia contractual de los grandes clientes para la presentación de ofertas de negocio
  • necesaria para el cumplimiento de requerimientos regulatorios.

A medida que las norma ISO o las normas basadas en un Sistema de Gestión ISO pasen por el proceso de revisión (normalmente cada cinco años), todas incluirán en su próxima actualización el Anexo SL y sus elementos comunes. El Anexo SL define un marco genérico común para todas las normas de Sistemas de Gestión con el objetivo de garantizar que el texto utilizado se ajusta a lo ya establecido, en concreto, idénticos títulos y secuencias en las cláusulas, así como definiciones y textos lo más similares posible.

"En teoría, como muy tarde en 2018, la mayoría de las normas de Sistemas de Gestión deben estar alineadas mediante la incorporación del Anexo SL", comenta Steve Williams, Director Técnico Adjunto de LRQA. "Las partes interesadas de los Sistemas de Gestión de todo el mundo ya está discutiendo sobre los beneficios potenciales que el Anexo SL podría reportar a las organizaciones interesadas en conseguir que sus sistemas implantados estén alineados, así como para aquellas organizaciones que deseen incorporar nuevos sistemas de gestión a sus ya existentes".

El calendario previsto para la norma ISO 9001:2015 es Mayo de 2014  para DIS, Julio de 2015 para Final DIS (tras otra ronda de comentarios sobre el DIS) y, finalmente, la publicación de la Norma ISO 9001:2015 está prevista para septiembre de 2015. Respecto a la norma ISO 14001:2015, los plazos establecidos son Julio/Agosto de 2014 para DIS (dependiendo de los resultados de TC207/SC1 GT5, el Comité Técnico ISO responsable de la actualización de la norma), en Marzo/Abril de 2015  el Final DIS, y en Mayo/Junio de 2015 la publicación de la nueva versión de la norma.

Retomando el título de este artículo, las organizaciones tendrán que afrontar en un futuro muy cercano la decisión de si seguir gestionando sus certificaciones de normas de Sistemas de Gestión según lo establecido en las actuales versiones de las normas de calidad y de medio ambiente, o aprovechar los próximos cambios para convertir sus Sistemas de Gestión en una herramienta estratégica que les ayude a mejorar su rendimiento y reducir sus riesgos.

Las dos incorporaciones principales en las normas ISO 9001 e ISO 14001 que harán posibles estas mejoras son:

  • inclusión de un vínculo formal entre la estrategia de una organización y su SGC o SGA
  • exigencia de una gestión demostrable del riesgo dentro de la norma, sostenido por un mayor compromiso de la Alta Dirección, lo cual implica la dedicación de recursos y la aplicación de un enfoque para introducir los nuevos requisitos en las actuales ISO 9001 e ISO 14001 

Estos aspectos implican que la transición de las organizaciones a las actualizaciones de las normas ISO 9001 e ISO 14001 no se complete hasta 2018 como mínimo. Es en este proceso, que nace la oportunidad para las organizaciones de obtener una ventaja competitiva respecto a su competencia. Las organizaciones que inicien ya la introducción de los cambios en las normas ISO 9001 e ISO 14001 y no esperen a la publicación oficial de las normas a finales del 2015, deben comenzar su transición en el segundo semestre de 2014, formando en las nuevas normas a sus equipos de auditoría interna y a los empleados que participan en los Sistemas de Gestión. A continuación realizarán un análisis de carencias cuando se publique el Proyecto de Norma Internacional (DIS) y el Final DIS (FDIS) como pronto a finales de este año. Lo más importante es que la toma de la decisión de actualizar e incluir los nuevos requisitos con antelación sea impulsada por  la Alta Dirección, en base al valor potencial a nivel estratégico y operativo  de vincular los sistemas integrados y los procesos con la gestión del riesgo.

Inevitablemente, los Sistemas de Gestión tendrán un papel más estratégico dentro de las organizaciones, el valor y la importancia de una auditoria robusta serán vitales para obtener el máximo rendimiento de los sistemas. La duda es, si en términos reales, este proceso de actualización de las normas implicará un aumento del coste de auditoría y del número de organizaciones que no superen las auditorías y, que por lo tanto no obtengan el certificado ISO 9001. Nosotros no estamos de acuerdo con estas opiniones

En relación al miedo del aumento del coste de auditoría; lo más probable es que la actualización de las normas produzca un aumento de la eficiencia en todas las áreas de negocio debido a sistemas más robustos basados en las posibles áreas de mejora, que logren una mejor gestión del riesgo y un mayor enfoque en la mejora continua. El ahorro derivado de esas tres áreas de mejora compensa con creces cualquier coste adicional en tiempo del auditor o formación de los empleados.

En cuanto al menor número de certificados emitidos, de nuevo mantenemos una opinión diferente al respecto. En un principio, como las organizaciones y la transición de sus sistemas van a tener un enfoque más estratégico en los Sistemas de Gestión, no es probable que se produzca un aumento de los casos de incumplimiento. La solución de las no conformidades que puedan surgir, dará lugar a Sistemas de Gestión más fuertes, eficaces y eficientes.

La Hoja de ruta para las primeras organizaciones que adopten las nuevas versiones de las normas ISO 9001 e ISO 14001 incluye los siguientes pasos:

  • Investigación - Infórmese sobre las nuevas normas, los cambios propuestos son y las fechas previstas para el desarrollo de ambas normas.
  • Elección -  Seleccione un proveedor de servicios de auditoría, certificación y formación con implicación activa en el desarrollo de ambas normas. Ellos serán capaces de proporcionarle una visión y experiencia que le ayudará a conseguir guiar a su organización en el camino hacia una transición exitosa.
  • Formación - Forme a los trabajadores de su organización - tanto a su equipo de auditores internos como a los responsables de la elaboración, implementación y mantenimiento de los Sistemas de Gestión en su organización.
  • Compromiso - Vincule a la Alta Dirección en la formación para que comprendan el valor potencial de los cambios contenidos en las nuevas versiones de las normas.
  • Aprendizaje - Adquiera el DIS y FDIS tan pronto como estén disponibles, y asegúrese antes de empezar el proceso de que todos los trabajadores dentro de su organización disponen de la documentación de apoyo para realizar su formación.
  • Planificación - Haga que un proveedor de auditoría independiente realice un análisis de las deficiencias previo para ayudar a su organización a entender los pasos necesarios para realizar un proceso de transición suave y beneficiosa hacia las nuevas normas.
  • Transición - Compre  las nuevas normas en cuanto sean publicadas e introduzca a su organización en el proceso de transición.
  • Comunicación - Comunique el inicio del proceso de transición a sus partes interesadas - tanto internas como externas, apreciarán su visión y compromiso con un negocio eficiente y sostenible, al igual que los nuevos clientes que la transición va a ayudar a su negocio seguro. 

Para concluir, como las nuevas normas empiezan a estar más cerca de su fecha de publicación, las organizaciones están en una encrucijada según comenta Steve Williams: "Las decisiones que las organizaciones tomen en relación con sus Sistemas de Gestión, tendrán importantes repercusiones en su capacidad competitiva, de gestionar con éxito sus riesgos, cumplir con las expectativas de sus partes interesadas, y en última instancia para tener un negocio sostenible. En LRQA, creemos que la elección es clara".